Les outils de gestion de projet sont des dispositifs courants permettant de suivre les activités, les délais et les ressources d'un projet. Il s’agit généralement d’outils visuels conçus pour représenter les objectifs et les activités d’un projet, par exemple les diagrammes de Gantt, ou les responsabilités de ceux qui travaillent à différentes étapes d’un projet, tels que les diagrammes de couloirs de nage.
Pro: Organisation
Les outils de gestion de projet vous permettent de rester organisé dès le début du projet. En identifiant toutes les activités et leur durée, les ressources et les personnes responsables, vous ne devez jamais vous demander quoi faire ou qui est responsable. Les détails sont plus faciles à suivre car ils sont notés et marqués une fois l’opération terminée. Au cours d'un projet, une meilleure organisation permet de gagner du temps et d'éviter le stress, tout en évitant les embrouillements de dernière minute.
Pro: Facilement partagé
Les outils de gestion de projet créent généralement un document qui constitue le «projet en un coup d'œil». Ce projet est facilement partagé avec tous ceux qui travaillent sur ses différentes composantes. Tout le monde connaît le statut des activités pouvant avoir une incidence sur leur travail. Certains logiciels permettent une édition en accès libre afin que tout le monde puisse également voir tous les détails de l’état du projet.
Con: investissement de temps
Il peut y avoir beaucoup de temps investi dans l'apprentissage et la création de l'outil de gestion de projet initial de choix pour le projet. Certains outils sont assez faciles à apprendre, mais d’autres peuvent être détaillés et techniques. Tout le monde sur le projet doit apprendre à interpréter l'outil; il faut aussi que quelqu'un apprenne à créer l'outil. Parfois, l'apprentissage d'un logiciel spécialisé peut prendre jusqu'à la création du document lui-même.
Con: entretien
Les outils de gestion de projet ne sont utiles que lorsqu'ils sont mis à jour régulièrement. Le plan initial est précieux, mais en réalité, les projets ne se déroulent jamais comme prévu. Lorsque des modifications surviennent, telles que de nouvelles tâches ou des retards, le document doit être mis à jour en conséquence. Quelqu'un doit être responsable de cette tâche régulière.
