Lors de la tenue d’une réunion de planification stratégique annuelle, les préparatifs occultent souvent l’objet même de la réunion. Une partie de la préparation comprend la création de l'ordre du jour, l'invitation des participants, l'envoi de l'ordre du jour et la préparation du lieu. Toutefois, si la réunion elle-même ne prend pas en compte le brainstorming, la prise de décision et la création de plans, elle ne produira peut-être pas l'innovation et l'excellence stratégique que vous souhaitez. Bien que le lieu et l'organisation soient importants, c'est la qualité de la communication en face à face qui produit des résultats.
Déterminer les objectifs de la réunion
Les stratégies couvrent normalement l'expansion de l'entreprise, le marketing, les lignes de produits, la concurrence et l'engagement financier. Les réunions de planification stratégique qui résument simplement l'ancien plan stratégique avec votre groupe de gestion ne scrutent pas le plan pour une possible amélioration. Si votre objectif est de perfectionner votre stratégie pour l’année à venir, commencez la réunion par une analyse SWOT de la stratégie actuelle. Si vous dirigez la réunion, soyez prêt avec une liste de problèmes et de questions conçues pour encourager la discussion. Apportez des articles, des livres blancs et des présentations vidéo pour stimuler la pensée créatrice. Mettez les participants au défi de soulever des sujets inconfortables. Les gestionnaires ne veulent souvent pas être le pilier qui se lève, de peur d'être martelés.
Créez votre liste de problèmes pour une discussion plus approfondie
Une analyse SWOT attrayante du plan stratégique de l'année dernière et de ce qu'il a produit devrait donner lieu à davantage de points à discuter et à résoudre. L'utilisation d'un tableau blanc pour répertorier les questions ou problèmes à mesure qu'ils surviennent vous permet de garder votre discussion organisée et sur la bonne voie. En tant que leader, continuez à contester et à poser des questions. Une discussion impliquée est exactement ce que vous voulez, mais gardez le contrôle de la discussion et essayez de la mener à une solution et à une décision. Les sessions en petits groupes peuvent apporter des solutions innovantes. Par conséquent, assignez aux participants des sessions traitant de sujets clés individuels et demandez-leur de faire un rapport sur les conclusions ou les nouvelles idées à la reprise de la réunion.
Réviser les décisions et confirmer
Une des raisons de tenir des réunions de planification stratégique au moins deux jours consécutifs est de donner aux participants le temps de traiter les idées soulevées. Ce qui semble être une bonne idée pourrait se révéler être une erreur après une nuit de sommeil. Une fois que vous avez pleinement discuté de l'ancien plan stratégique et formulé de nouvelles idées, passez en revue chaque point ou décision et votez. Le vote engage les responsables présents à soutenir les décisions. En cas de désaccord sur un point, envisagez de poursuivre la discussion sur la façon de le modifier afin que tout le monde puisse s’entendre.
Mise en oeuvre et suivi
Bien entendu, la mise en œuvre et le suivi font la différence entre une réunion réussie et un échec. Il est si facile pour les gestionnaires de maintenir le statu quo quand ils retournent dans leurs services, que vous devriez attribuer de manière agressive les responsabilités de la mise en œuvre. En tant que responsable, il vous incombe de veiller à ce que les responsables appliquent pleinement les stratégies et les changements développés lors de votre réunion de planification stratégique. Établissez des points de repère et des revues de progrès pour évaluer en quoi le plan stratégique profite à l’organisation et s’il doit être révisé.
