Un stand de concession est essentiellement un type de stand installé lors de divers événements. Il fournit aux clients des rafraîchissements tels que des boissons, des collations et même des repas complets. Bien que le propriétaire d’un stand de concession ne travaille peut-être pas 9 à 5 heures par jour, il peut tout de même s'agir d’une entreprise à temps plein. Afin de déclarer vos revenus à l'IRS et de payer les impôts que vous devez, des dossiers financiers tenus avec diligence sont indispensables.
Établissez des règles sur la manière dont vous envisagez de gérer le stand de concession. Par exemple, décidez de la quantité d'argent qu'un produit doit générer pour qu'il soit utile de continuer à le stocker.
Choisissez un système pour conserver les enregistrements. Alors que certains propriétaires d'entreprise préfèrent encore conserver des enregistrements au crayon et au papier, beaucoup ont opté pour des logiciels tels que Microsoft Access ou des feuilles de calcul Excel. Si vous ne disposez que d'un stand, d'un ou deux produits vendus et d'employés bénévoles, la tenue des dossiers ne sera pas aussi difficile que si vous suiviez un modèle d'entreprise plus complexe.
Détaillez tous les types de documents que vous devez conserver. Comme toute entreprise, suivez les dépenses et les bénéfices trimestriels. Conservez un suivi minutieux de vos stocks pour vous assurer de toujours disposer des fournitures nécessaires aux clients. Si vous avez des employés, vous devez également tenir des registres pour eux, tels que les heures, les salaires et les dépenses. Les enregistrements bien conservés doivent être divisés en catégories spécifiques, ce qui permet à un analyste de comparer et de mettre en contraste des éléments de campagne.
Inclure les dates pertinentes, les montants d'argent et les articles dans vos dossiers. Par exemple, si vous devez acheter des uniformes pour chaque employé, incluez la date d'achat, le fournisseur, le coût et le nom spécifique de chaque article, comme une grande chemise d'uniforme de style polo.
Mettez à jour vos dossiers souvent. Chaque fois que vous effectuez un achat, réalisez un bénéfice ou payez vos employés, ajoutez-le à vos dossiers. Vous pouvez décider de mettre à jour vos relevés de bénéfices quotidiennement ou hebdomadairement, voire par événement. L'inventaire doit être mis à jour à la fin de chaque jour où le stand de la concession est en opération. Une fois que vous conservez des enregistrements pendant un certain temps, par exemple trois mois ou un an, vous pouvez estimer vos bénéfices, vos dépenses et les articles de stock nécessaires dans un laps de temps donné.
Gardez une preuve de tous les dossiers. Par exemple, lorsque vous achetez des uniformes, des fournitures ou tout autre objet, conservez un reçu ainsi qu’une copie du relevé bancaire ou du relevé de carte de crédit. Ces enregistrements faciliteront le dépôt des taxes annuelles et seront très importants si votre entreprise est auditée par l'IRS.
