L'IRS conserve des enregistrements électroniques de divers articles que vous soumettez au nom de votre entreprise. Vous pouvez contacter l'IRS pour commander des transcriptions contenant des informations sur les déclarations produites, les paiements de taxes que vous avez effectués et, le cas échéant, votre impôt sur les sociétés, ainsi qu'une ventilation des pénalités et des intérêts versés sur votre compte. En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez commander directement ces enregistrements ou donner à un employé l'autorisation de les commander pour vous. De la même manière, un professionnel de l’impôt recruté pour gérer votre compte d’impôt professionnel peut également commander les enregistrements avec un formulaire de procuration IRS valide.
Demandes d'employés autorisés
Remplissez le formulaire IRS 8821, autorisation de renseignements du contribuable (voir Ressources). Dans la première section, remplissez les cases en utilisant vos informations d'entreprise et votre numéro d'identification d'employeur. Dans la deuxième section, indiquez le nom et l'adresse professionnelle de la personne que vous autorisez à commander vos enregistrements. Dans la section du numéro CAF, écrivez «AUCUN» et l’IRS attribuera un numéro CAF à votre employé par courrier. Indiquez un numéro de fax si vous souhaitez recevoir les enregistrements par fax.
Complétez les zones de la troisième section du formulaire 8821 pour indiquer le type d'informations que votre employé doit discuter avec l'IRS. Soyez précis dans la section «Questions fiscales». Si vous souhaitez que votre employé reçoive des informations autres que des transcriptions, telles qu'une déclaration manquante ou des informations sur le solde dû, indiquez les éléments auxquels vous autorisez l'accès dans cette section. Cochez la case sur la ligne 5a pour recevoir les transcriptions. L'IRS ne les enverra pas à votre employé autorisé, sauf si la case est cochée.
Signez et inscrivez votre nom à la section 7 du formulaire 8821. Vous devez indiquer le titre de votre société, sinon le formulaire ne sera pas traité. Si vous possédez une société, indiquez le titre de votre dirigeant; si vous possédez une LLC, écrivez «membre»; et si vous êtes propriétaire unique, écrivez «Propriétaire». Vous devez également fournir la date de la signature.
Appelez la ligne prioritaire IRS Practitioner au 866-860-4259. Il s'agit d'une ligne spéciale réservée à la commande de transcriptions et à la discussion sur le statut de compte limité. Appuyez sur l'option «2» pour parler avec le service des comptes professionnels. Un agent demandera à votre employé de télécopier le formulaire 8821 pendant qu'il est en ligne et il fournira le numéro auquel télécopier. Lorsque l'agent recevra le formulaire, il reviendra au téléphone pour discuter de votre compte.
Commandez les disques que vous désirez. Une «transcription de compte» fournira la plupart des informations que vous recherchez, y compris la date à laquelle une déclaration a été reçue, la date à laquelle les dépôts d’impôt ont été publiés et d’autres informations, telles que des évaluations de pénalité et des dépôts de privilège. Indiquez au représentant les périodes et les formes exactes que vous souhaitez discuter. Par exemple, si vous souhaitez des enregistrements pour un poste de déclaration trimestriel, vous devez indiquer à l'agent les trimestres pour lesquels vous avez besoin d'enregistrements. Demandez que les relevés de notes soient envoyés selon le mode de livraison de votre choix - par fax ou par courrier.
Demande d'enregistrement du propriétaire
Préparez le formulaire IRS 4506-T (voir Ressources) pour demander des enregistrements de votre propre chef. Il s’agit d’un formulaire à envoyer par la poste. Les enregistrements demandés selon cette méthode vous seront envoyés par la poste.
Indiquez le nom et le numéro d’identification de l’employeur que l’IRS a en dossier pour votre entreprise à la section 1. À la section 6, indiquez le formulaire fiscal de votre demande.Vous ne pouvez demander qu'un seul formulaire à l'aide du formulaire 4506-T. Si vous avez besoin d’enregistrements provenant de plusieurs formulaires de déclaration de revenus, vous devrez remplir un formulaire 4506-T distinct pour chacun d’eux. Exemples de formulaires de taxe professionnelle IRS courants: formulaire 941, formulaire 940, formulaire 1120, formulaire 1120-S et formulaire 1065.
Cochez la case correspondant à la transcription de l’enregistrement que vous demandez. En règle générale, une «transcription de compte» comprend toutes les informations dont vous avez besoin. Cochez la case sur la ligne 6b pour recevoir cette transcription. Si vous craignez des retours manquants, cochez la case sur la ligne 7 pour recevoir les informations de retour en suspens.
Indiquez les années ou les périodes visées par la demande. Si vous demandez des enregistrements pour une déclaration produite tous les trimestres, vous devez répertorier chaque trimestre individuellement. Utilisez un format de mois, date et année.
Utilisez les informations de contact fournies dans les instructions du formulaire 4506-T pour poster ou télécopier votre demande. Vous devez envoyer votre formulaire à l'unité associée à votre situation. Vos dossiers vous seront envoyés une fois que l'IRS aura traité votre demande. En règle générale, prévoyez plusieurs semaines pour recevoir votre commande.
