Les départements de la comptabilité utilisent divers acronymes pour identifier les responsabilités, les départements ou les agences gouvernementales. Bien que certains acronymes soient spécifiques à une industrie, d'autres existent universellement. A / P représente le département "comptes fournisseurs" dans la plupart des entreprises.
Positions
La taille des services de comptes fournisseurs varie d'une personne à plusieurs, à différents niveaux de supervision. Les commis aux comptes fournisseurs saisissent les données des factures dans le système de comptabilité et font correspondre les factures à la documentation de sauvegarde. Les superviseurs des comptes fournisseurs supervisent le travail des commis aux comptes fournisseurs et répondent aux demandes de renseignements des autres départements concernant les paiements de factures ou les soldes des fournisseurs. Les responsables des comptes fournisseurs dirigent le service en planifiant les rôles individuels au sein du service, en budgétisant les coûts du service et en collaborant avec les autres responsables de l'entreprise dans la prise de décision.
Responsabilités
Le service des comptes fournisseurs conserve la responsabilité de payer les factures à temps. De nombreux fournisseurs offrent des réductions pour payer leurs factures dans un délai déterminé. Le service des comptes fournisseurs surveille les dates d'échéance ainsi que les dates des remises pour garantir les remises les plus importantes disponibles. Le service des comptes fournisseurs doit vérifier que chaque facture est exacte avant le paiement. Le service des comptes fournisseurs coordonne l’impression des chèques avec la signature de la direction sur le chèque. Les chèques et les factures doivent également être gardés sous clef.
Contrôle interne
En raison de l’argent qui change entre les mains du service des comptes fournisseurs, le contrôle interne doit être une priorité. La protection de base des chèques est obtenue en verrouillant les chèques en blanc et en limitant l’accès à la clé.La vérification des factures détermine si chaque facture est exacte et valide. Les tâches sont réparties entre différents membres de l’équipe afin de s’assurer qu’aucun des membres de l’équipe ne peut accéder à l’ensemble du système sans passer par une autre personne.
L'amélioration des processus
L'impression des chèques est souvent un processus manuel, nécessitant du travail humain pour des tâches fastidieuses, telles que le bourrage d'enveloppes. L'amélioration des processus réduit la nécessité pour les employés de travailler sur un travail sans valeur ajoutée et permet aux employés de se concentrer sur le travail analytique. Les améliorations comprennent l'utilisation de paiements électroniques et de systèmes d'approbation électroniques.
