Le suivi des flux de trésorerie, la facturation et les marges de crédit sont tous liés à la comptabilité. Les commis aux comptes doivent résoudre les divergences entre les comptes de l'entreprise et faciliter la communication financière entre les autres membres du personnel afin de s'assurer que les informations sont acheminées de manière complète et précise dans le grand livre de l'entreprise. Bien que la comptabilité présente des avantages évidents, cette pratique présente des inconvénients qui peuvent affecter l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise.
Obligation légale
L’un des avantages de la comptabilité est que vous vous conformez à l’obligation légale de maintenir des rapports financiers pour votre entreprise. Les entreprises ne sont pas légalement autorisées à opérer «sous la table», pour ainsi dire. Vous devez suivre et documenter les recettes et les dépenses afin de payer les taxes appropriées chaque année. Le non-respect des registres de l'entreprise peut entraîner des pénalités pour le gouvernement si vous êtes audité et que vous êtes invité à produire une preuve des transactions commerciales de votre entreprise.
Responsabilité et transparence
La comptabilité et la transparence sont un autre avantage de la comptabilité. La comptabilité crée des comptes avec les clients, car vous pouvez consulter les transactions précédentes pour vérifier les prix ou les paiements effectués. Cela crée également une responsabilisation des partenaires commerciaux, car les partenaires autorisés peuvent accéder aux livres de la société pour examiner les revenus et les dépenses, ou pour rechercher des signaux indiquant que les fonds sont utilisés ou déclarés de manière inappropriée. La comptabilité crée une plus grande transparence; les entreprises peuvent ouvrir leurs livres aux investisseurs potentiels intéressés par la documentation de la santé financière de l’entreprise.
Les données
La comptabilité crée des données précises que les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser pour prendre des décisions éclairées en matière d'expansion, de réduction des coûts ou de souscription de lignes de crédit supplémentaires. Plutôt que de formuler des opinions subjectives généralisées sur le fait de savoir si l'entreprise "va bien" ou "ralentit", les parties concernées peuvent indiquer des tendances à la hausse ou à la baisse à l'aide d'exemples de résultats et d'un suivi des bénéfices. Les données de la comptabilité peuvent être utilisées pour justifier la fermeture d’un magasin, l’embauche d’un employé supplémentaire ou l’extension pour inclure des produits supplémentaires.
Temps
Un inconvénient lié à la comptabilité est le temps. La collecte des enregistrements financiers, la recherche des anomalies dans le grand livre et la recherche des erreurs peuvent prendre des heures, même avec un logiciel automatisé. Tenir les livres en ajoutant de nouvelles informations prend du temps. Il faut également du temps pour analyser efficacement les enregistrements de comptabilité afin de prendre des décisions financières.
Coût
Le coût est un autre inconvénient lié à la comptabilité. L'embauche d'un service de comptabilité externe peut être coûteuse pour les petites entreprises, même si cela peut être moins cher que d'embaucher un comptable désigné à temps plein. L'achat d'un logiciel de comptabilité pour votre entreprise peut également être coûteux, d'autant plus qu'il est nécessaire de le mettre à jour et de le remplacer à mesure que de nouvelles versions deviennent disponibles.
Inexactitudes
Un autre inconvénient de la comptabilité concerne les inexactitudes. Les imprécisions accidentelles peuvent toujours entraîner une perte de temps et d’argent, car elles doivent être identifiées et corrigées. Les inexactitudes intentionnelles d’employés ou de partenaires commerciaux douteux peuvent donner lieu à des «livres cuits» qui peuvent être considérés comme une fraude commerciale ou une évasion fiscale par le gouvernement. L'embauche d'un auditeur pour examiner vos registres de comptabilité peut vous aider à identifier ces problèmes.
