Au cours du mois d'activité d'une entreprise, les comptables entrent plusieurs fois dans le système comptable. Certaines de ces écritures sont des écritures dans le grand livre appelées «écritures au journal», faites directement dans le grand livre. Certaines de ces entrées, lorsqu'elles sont entrées au cours d'un mois, doivent s'inverser le mois suivant pour effacer le compte. Cela concerne notamment les régularisations mensuelles.
Inverser les entrées
Une écriture qui nécessite une annulation inclut les montants saisis dans le système comptable pour allouer des dépenses couvrant deux périodes comptables. Par exemple, si une facture pour un paiement de prêt avec intérêt uniquement est due chaque 15 du mois, seule la moitié de la saisie s’applique au mois en cours, tandis que l’autre moitié de la saisie s’applique au mois suivant. Pour prendre en charge cette transaction, le comptable débiterait la moitié du montant du mois en cours et effectuerait une écriture d’ajustement pour la seconde moitié du montant. Au début du mois prochain, le comptable devrait annuler l’ajustement pour effacer le compte. L’utilisation des écritures d’annulation présente l’avantage de permettre au comptable de comptabiliser les dépenses de la période au cours de laquelle elles se produisent.
Les régularisations
Les comptables créent des entrées pour les postes de dépenses non reçus. Par exemple, si vous avez facturé 500 dollars à un client, mais que vous devez payer 100 dollars à un fournisseur pour l’achèvement des travaux et que vous n'avez pas reçu la facture du fournisseur, vous devez l'accumuler. L’objectif est de s’assurer que, pour les revenus générés, les dépenses sont également enregistrées. Pour le mois où vous avez facturé 500 $ au client, vous devez enregistrer une dépense de 100 $ pour le fournisseur, ce qui nécessite une écriture inversée le mois suivant. Toutefois, lorsque vous accumulez et inversez des entrées, vous ne pouvez pas oublier d’effectuer l’inversion, sinon votre compte de dépenses sera surestimé. L’inconvénient d’utiliser des entrées inversées est la possibilité que vous oubliez de les faire.
Double travail
Faire des entrées inverses nécessite un système de suivi pour s’assurer qu’elles s’achèvent avec succès. Sans suivre les entrées inversées sur une feuille de calcul, vous ne saurez pas quoi annuler lors de la prochaine période. Les systèmes de comptabilité qui exigent que vous saisissiez manuellement les écritures d’annulation obligent le comptable à effectuer un double travail. Pour chaque écriture effectuée nécessitant une annulation dans la période suivante, le comptable doit effectuer deux écritures, une pour chaque période. Cela peut être une tâche fastidieuse et nécessite un suivi des erreurs, car les montants entrés dans une période et inversés dans la suivante doivent être identiques pour pouvoir être mis à zéro.
Comptes surévalués ou sous-estimés
Un autre inconvénient de l'utilisation d'entrées inversées est que les erreurs peuvent surestimer ou sous-estimer le compte. Bien que les provisions permettent au comptable de suivre correctement les revenus ou les dépenses engagés mais non perçus, oublier de renverser l’écriture peut donner lieu à un montant surévalué ou sous-estimé dans le compte, car l’écriture annulée serait absente.
Plus d'entrées, plus d'erreurs
L'utilisation d'entrées inversées double le travail du comptable et augmente le risque d'erreur lorsque le travail manuel augmente. Un système qui prévoit l’inversion automatique des écritures accumulées peut être le plus efficace, car l’entrée originale ne doit être faite qu’une fois. Même si la comptable examinait toujours les entrées inversées, elle n’aurait pas à doubler son travail.
