Les informations confidentielles sont toutes les données que vous souhaitez garder totalement privées, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles. Si vous envoyez des informations confidentielles à une autre partie, cela représente un risque. Vous devez sécuriser le message confidentiel de la même manière que vous protégez tout ce qui, à votre avis, a une valeur élevée.
Scénarios communs
Les entreprises envoient généralement des informations confidentielles à d’autres partenaires commerciaux ou collègues concernant des projets top secrets. Par exemple, si une entreprise envisage une fusion avec une autre, doit communiquer le plan proposé et ne veut pas que ses concurrents le sachent pour le moment. Un autre scénario courant dans lequel une partie doit transmettre des informations confidentielles est le cas où un scénariste voudrait envoyer un script inédit à un réalisateur. Un employeur peut envoyer une offre d’emploi confidentielle à un candidat ou demander au candidat de garder sa candidature confidentielle. Dans les trois cas, il est sage de rédiger une lettre de motivation en guise de préambule aux informations jointes.
Pourquoi une lettre de motivation?
Lorsque vous envoyez des informations confidentielles, que ce soit par courrier électronique ou postal, vous risquez d'être interceptées par des tiers non autorisés. Mais même si les informations parviennent à leur destinataire en toute sécurité, vous risquez quand même de faire preuve de négligence de la part du destinataire visé lorsqu'il s'agit de gérer les informations et de les garder privées. Vous pouvez minimiser les risques en composant une lettre d'accompagnement qui renforce votre désir de confidentialité totale.
Ce qu'il faut inclure
L'un des premiers éléments à inclure sur une lettre d'accompagnement est l'étiquette «Confidentiel» ou «Personnel et confidentiel» imprimée en caractères gras majuscules en haut ou directement au-dessus du corps de la lettre. Rappelez de manière générale au destinataire le contenu de la communication, par exemple «la discussion que nous avons eue récemment concernant le projet X». Exprimez clairement que tout le contenu de ce que le destinataire est sur le point de lire doit être gardé en toute confidentialité - aucune partie devrait le voir sauf les destinataires nommés explicitement.
autres considérations
Avant d'envoyer un document confidentiel à une autre partie dans certaines circonstances, il est sage de demander à cette personne de réviser et de signer un accord de confidentialité (NDA), en particulier s'il s'agit de données extrêmement confidentielles. La NDA définit ce qui est inclus lorsque vous vous référez à des informations confidentielles, aux obligations du destinataire et à tout calendrier pour la confidentialité des informations. Réaffirmez les termes clés de votre accord de confidentialité dans votre lettre de motivation. Vous devez également inclure une copie de la NDA signée directement derrière la lettre d'accompagnement.
