Les chèques électroniques, ou chèques électroniques, font partie des méthodes de paiement qui connaissent la plus forte croissance. Selon l'Association des paiements électroniques (NACHA), une organisation à but non lucratif qui supervise le réseau ACH (Automated Clearing House), «le volume de conversion des chèques ARC a augmenté de plus de 600 millions, passant à 3,5 milliards et représente 33% de la transaction ACH des institutions financières. croissance en 2007 "(voir références 1). La conversion des chèques est simple, sûre et efficace. Elle permet un traitement plus rapide, réduit le nombre de chèques retournés et assure une protection plus rapide contre la fraude.
Articles dont vous aurez besoin
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Service de traitement de chèques
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Contrôle du scanner et du logiciel (pour la conversion du point de vente)
Conversion du back-office
La conversion au back-office permet aux entreprises d'accepter un chèque sur papier comme moyen de paiement et de le convertir électroniquement à un emplacement central. À ce stade du processus, la seule différence est que les clients doivent recevoir une notification indiquant que leurs chèques seront convertis et qu'ils doivent pouvoir choisir de ne pas participer. Si un client choisit de se retirer, vous n'êtes pas obligé d'accepter son chèque.
La transaction s'effectue via un débit unique ACH (Automated Clearing House). En utilisant les informations de paiement du chèque, votre service de traitement crée un fichier ACH et le transmet à la banque du client via le réseau ACH. Le compte du client reçoit un débit pour le montant et vous recevez un crédit.
Après avoir envoyé les informations de paiement au service de traitement des chèques, vous devez conserver et conserver une copie du chèque et détruire l’original.
Une fois la transaction terminée, la transaction apparaît immédiatement dans votre compte bancaire en tant que dépôt normal.
Conversion au point de vente
La conversion au point de vente a lieu sur le site de l'entreprise. Le client écrit un chèque et le reçoit à la fin du processus. Bien que vous ne conserviez pas le chèque, le client signe, électroniquement ou sur papier, un reçu qui assume la responsabilité du chèque.
Lorsque le chèque passe par un scanner, les informations provenant du chèque du client sont transférées au service de traitement des chèques. Les informations de paiement obtenues permettent la création d’un fichier ACH. Le service de traitement des chèques transmet le fichier à la banque du client via le réseau ACH, où le compte du client reçoit un débit pour le montant et vous recevez un crédit.
Une fois la transaction terminée, vous verrez la transaction répertoriée dans votre compte bancaire comme un dépôt normal. Les chèques convertis doivent normalement effacer la banque du client dans un délai d'un jour à compter de sa réception.
Conseils
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Faites vos devoirs avant de choisir un service de traitement de chèques. Les frais et les services varient considérablement et méritent une attention particulière. Transférer des fonds par voie électronique exige un niveau élevé de sécurité. Assurez-vous que le système de traitement des chèques électroniques que vous utilisez dispose des outils de sécurité et de cryptage bien établis.
Attention
La loi fédérale exige que vous informiez les clients si vous avez l’intention d’utiliser des chèques électroniques. La notification peut être effectuée en incluant l'avis dans un relevé de facturation ou en affichant l'avis dans un endroit bien en vue, généralement près d'une caisse enregistreuse. Vous devez également fournir aux clients une copie de la notification pour leurs dossiers personnels. Les conversions en back-office exigent que vous conserviez une copie du chèque pendant une période de deux ans.
