Les entreprises établissent des procédures d'achat pour faire en sorte que les achats soient dans le meilleur intérêt de la société et que les fonds soient dépensés efficacement. Ces procédures couvrent tout, des petits achats d'un seul fournisseur aux processus d'appels d'offres étendus. Dans un processus d'appel d'offres, un responsable des achats sélectionne la meilleure offre parmi une liste d'offres de fournisseurs, en fonction du coût, de la fiabilité et du délai imparti pour recevoir les marchandises.
Petite caisse
Les entreprises fixent une limite pour les achats de petite caisse, tels que 25 $ ou 100 $. Un employé qui effectue un achat avec une petite caisse le fait souvent avec son propre argent. Il conserve le reçu et soumet à son superviseur ou au service de la paie un formulaire indiquant le coût de l'article, y compris les taxes, le motif de l'achat, la date et le fournisseur. Il reçoit ensuite le remboursement de l'achat de la petite caisse.
Marché ouvert
Les achats sur le marché libre ne nécessitent pas de processus d'appel d'offres, mais nécessitent souvent l'approbation d'un service des achats, car le prix des produits est supérieur à la limite de petite caisse. Un demandeur effectue une demande de marchandises, parfois en nommant un fournisseur spécifique. Si la demande est approuvée, il procède directement à l’achat auprès du fournisseur. Elle peut magasiner et recevoir des devis verbaux des fournisseurs, mais elle n’est pas obligée de le faire et peut choisir le vendeur elle-même.
Demandeur d'enchères
Une entreprise fixe une limite d’achat afin de déterminer à quel moment le demandeur doit gérer la majeure partie du processus d’appel d’achat et à quel moment le service des achats le fera. Si le coût des marchandises est inférieur à cette limite et qu'un processus d'appel d'offres est nécessaire, le demandeur établit une liste des offres des fournisseurs et les soumet au service des achats, qui sélectionne le fournisseur avec la meilleure offre. Le processus d'appel d'offres du demandeur peut inclure un délai pour l'acceptation des offres.
Service des achats
Lorsque le coût des biens ou des services dépasse une limite d'achat, le service des achats gère la majeure partie du processus d'appel d'offres, avec l'assistance du demandeur. Le demandeur explique pourquoi il a besoin des marchandises et le service des achats sollicite les offres des fournisseurs pour un nombre de jours défini. Une fois ce délai écoulé, le service des achats sélectionne le fournisseur proposant la meilleure offre.
