Les achats sont un service de la division financière d'une entreprise qui veille à ce que les fournitures et les matériaux requis par d'autres départements soient achetés de manière efficace. Tout ce qui est commandé pour chaque département doit passer par le service des achats. Même si les entreprises ont des directives d'achat différentes, toutes les entreprises ont des procédures d'achat standard.
Acheter en ligne
Chaque service, matériel ou fourniture demandé par chaque département doit être soumis en tant que bon de commande. Ce bon de commande est un numéro comptable permettant de s’assurer que le montant exact est versé au fournisseur. Le numéro suit également la commande pour s’assurer qu’elle est reçue en temps voulu ainsi que dans la qualité et la quantité souhaitées. Le fournisseur utilise également le bon de commande lors de la facturation à la société après la livraison de la commande.
Devis d'achat
Le service des achats est responsable de la recherche du produit, du service ou des fournitures demandées. Un agent d’achat trouve différents fournisseurs, demande des devis et décide quel fournisseur répond aux besoins des demandes du service. La procédure d'achat décrit le processus par lequel le service des achats formule des demandes de devis auprès de fournisseurs. Chaque responsable de service doit informer le service des achats de l’article exact requis, des spécificités des articles souhaités et de la quantité nécessaire pour faire fonctionner le service concerné.
Procédure de surveillance
Une fois que les départements ont fourni au service des achats les informations sur le service, les fournitures ou le matériel requis, le responsable des achats surveille la commande tout au long du processus. Le responsable des achats affecté à la commande doit faire un suivi auprès du fournisseur en cas de modification ou de mise à jour et surveiller la commande jusqu'à sa réception. Une fois l'article reçu, le service des achats s'assure que la commande est correcte et conforme aux spécifications contractuelles.
