Les employeurs utilisent le formulaire IRS 941 pour déclarer les salaires des employés, les pourboires, la sécurité sociale, l’assurance-maladie et les retenues à la source. Le formulaire est dû trimestriellement, en avril, juillet, novembre et janvier. Si vous découvrez que votre comptable ou vous-même avez commis une erreur de calcul ou que votre logiciel vous a échoué, tout n'est pas perdu. Vous pouvez produire le formulaire 941-X pour modifier votre déclaration.
Téléchargez et imprimez le formulaire 941-X à partir du site IRS.gov. Il suffit de taper 941-X dans le champ de recherche en haut à droite et de cliquer sur «Go». Il apparaîtra en premier dans les résultats de la recherche.
Complétez toute la partie supérieure de la page 1. Sur le côté droit, vérifiez la période d’imposition que vous corrigez. En-dessous, écrivez la date à laquelle vous avez découvert l’erreur. Ensuite, cochez la case appropriée dans la partie 1. Cochez la case 1 pour ajuster les montants sur-déclarés ou sous-déclarés. Cochez la case 2 pour déclarer les montants sur-déclarés que vous souhaitez utiliser pour un remboursement.
Cochez les cases appropriées dans la partie 2. Cette section vous demande de fournir certaines certifications à l'IRS, telles que le fait que vous ayez ou non déposé des formulaires W-2.
Apportez les corrections de la partie 3. Utilisez votre formulaire 941 d'origine comme référence. Par exemple, si vous déclarez 10 000 $ en salaires et pourboires payés aux employés sur le formulaire 941, mais que vous payez réellement 8 000 $, vous apporterez cette correction dans la partie 3. Plus précisément, vous écrirez «8 000» dans la colonne 1 (le montant corrigé), «10 000» dans la colonne 2 (le montant initial) et la différence dans la colonne 3.
Expliquez brièvement pourquoi et comment vous avez découvert les corrections apportées à la partie 4 du formulaire 941-X. Assurez-vous de signer et de dater; sinon, l'IRS ne traitera pas votre formulaire. Surtout, double-et triple-vérifier vos chiffres, votre numéro d'identification d'employeur et si vous avez bien indiqué la période d'imposition appropriée.
