Le formulaire IRS 941 est la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur. Tous les employeurs doivent retenir les impôts fédéraux sur la rémunération des employés. Ces taxes comprennent l’impôt fédéral sur le revenu, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare. Ces paiements de l’employeur sont crédités aux obligations fiscales des employés et leur sont signalés (ainsi qu’à l’IRS) lors du W-2 annuel. Les employeurs doivent également payer leur part des taxes de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, qui ne sont pas retenues sur les employés. Le formulaire IRS 941 est le moyen utilisé pour déclarer et payer ces taxes au gouvernement.
Qui doit déposer?
Les employeurs qui retiennent l’impôt prévu par la loi doivent remplir le formulaire IRS 941. Les montants indiqués par l’employeur sur ce formulaire sont les suivants: tous les salaires que vous avez payés; l'impôt fédéral sur le revenu que vous avez retenu au nom des employés; vos employés et votre part des impôts de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie; tout ajustement des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie du trimestre en cours pour les fractions de centimes, les indemnités de maladie, les pourboires et l’assurance vie collective temporaire; les paiements anticipés du crédit d'impôt sur le revenu gagné (CIE); et crédit pour les paiements d'assistance aux primes COBRA.
Le formulaire IRS 941 ne doit pas être utilisé pour déclarer une retenue à la source ou une retenue à la source d’impôt sur les paiements autres que les salaires. Ces paiements comprennent des choses comme les pensions, les rentes et les gains de jeu. Ces montants sont plutôt déclarés sur le formulaire IRS 945, qui est un rapport annuel et non trimestriel au gouvernement fédéral.
Exceptions
Il y a quelques exceptions. Les employeurs n'ont pas besoin de remplir le formulaire IRS 941 pour les employés saisonniers. Par exemple, dans les trimestres où vous ne payez pas de salaire, vous n'avez aucune obligation fiscale, vous n'avez donc pas besoin de la classer. Cependant, vous devez indiquer au gouvernement si, au moins, vous êtes exempté d'un ou plusieurs trimestres, à chaque fois que vous déposez le formulaire 941, à la ligne 19.
Les employeurs d'employés de maison sont généralement dispensés de déposer le formulaire IRS 941; toutefois, les informations relatives à ces employés doivent être déclarées sur le formulaire 1040, annexe H, «Impôt sur l'emploi des ménages».
Enfin, les employeurs d’agriculteurs ne déclarent pas sur IRS 941. Ils doivent plutôt produire le formulaire 943, «Déclaration annuelle des employeurs pour les employés agricoles».
Vendre, transférer ou fermer votre entreprise
Lorsque vous vendez ou transférez votre entreprise, vous et le nouveau propriétaire devez tous les deux remplir le formulaire IRS 941 pour le trimestre au cours duquel la vente ou le transfert a eu lieu. Cependant, vous ne devez déclarer que les salaires et les taxes que vous avez payés avant la transaction. De même, le nouveau propriétaire ne doit déclarer que sa part. Si vous passez d'un type d'entreprise à un autre (par exemple, d'une entreprise individuelle à une société de personnes ou à une société de personnes), il est considéré comme un transfert et doit être traité de la même manière. Si vous fusionnez votre entreprise, l’entreprise qui poursuivra l’activité doit produire la déclaration pour le trimestre au cours duquel la fusion a eu lieu, et l’autre entreprise doit également produire une déclaration finale. Vous devez produire une déclaration finale si vous fermez votre entreprise ou si vous arrêtez de verser un salaire. Vous devrez indiquer à l'IRS qu'il s'agit d'une déclaration finale et que vous pouvez le faire à la ligne 18 du formulaire 941. De plus, vous devez indiquer au gouvernement le nom de la personne qui gère les enregistrements de paie et l'emplacement où elle se trouve. stockée.
Lorsque vous devez déposer IRS 941
Le formulaire IRS 941 est un rapport trimestriel, ce qui signifie qu'il est déposé tous les trois mois. Tous les employeurs suivent le même calendrier de paiement trimestriel et vous devez classer votre premier IRS 941 à la fin du premier trimestre au cours duquel vous avez payé des salaires. Si, par exemple, vous payiez votre premier salaire en février, vous seriez responsable de classer l'IRS 941 pour ce trimestre.
Le formulaire est dû le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre. Le premier trimestre se termine le 31 mars, vous devez donc le déposer avant le 30 avril. Les dates d'échéance restantes sont le 31 juillet (deuxième trimestre terminé le 30 juin), le 31 octobre (troisième trimestre terminé le 30 septembre) et le 31 janvier (quatrième trimestre terminé le 31 décembre)..
Si vous effectuez des paiements opportuns des taxes dues au cours du trimestre, l'IRS accordera un délai supplémentaire de 10 jours à la date d'échéance du formulaire 941. Comme votre formulaire 1040 habituel pour les taxes personnelles, la date de publication indique le respect du délai de dépôt.
Dépôt de vos impôts
Bien que le formulaire 941 ne soit dû à l'IRS que sur une base trimestrielle, vous devez payer les taxes beaucoup plus fréquemment et le calendrier des paiements ne dépend pas de votre calendrier de paie. Il existe deux types de calendriers de paiement, et votre calendrier dépendra du montant total de vos obligations fiscales. N'oubliez pas que cela inclut la sécurité sociale, l'assurance-maladie et l'impôt sur le revenu fédéral retenu. Votre responsabilité est déterminée par votre déclaration sur formulaire 941 pour une période de «rétrospective» de quatre trimestres. Cette période va du 1 er juillet (des deux années précédentes) au 30 juin de l'année précédente.
Avant le début de chaque année civile, vous devez déterminer votre calendrier de paiement. Si vous avez payé 50 000 $ ou moins en taxes au cours de la période de «rétrospective», vous êtes un déposant à l’horaire mensuel. Si votre impôt à payer pour cette période dépassait 50 000 $, vous êtes un déposant dont le calendrier est établi toutes les deux semaines.
Si votre impôt à payer total pour le trimestre (après ajustements appropriés) est inférieur à 2 500 $, vous n'avez pas à pré-déposer les fonds. Au lieu de cela, vous devez effectuer un paiement rapide lors du dépôt de votre formulaire IRS 941. Si votre impôt trimestriel est supérieur à 2 500 USD, vous devez effectuer un dépôt selon votre calendrier (mensuel ou bimensuel). Les dépôts peuvent être effectués dans des établissements financiers qualifiés pour les accepter ou au moyen du système de paiement électronique de la taxe fédérale (EFTPS).
Pénalités et intérêts
Des pénalités et des intérêts sont imputés aux retards de paiement des taxes ainsi qu'aux déclarations tardives établies par la loi. Pour éviter les pénalités et les intérêts, procédez comme suit: déposez les taxes au plus tard à la date d’échéance, en utilisant EFTPS au besoin; déposer votre formulaire 941 dûment rempli et exact dans les délais; signaler votre impôt à payer avec précision; soumettre un chèque valide pour les paiements de taxes; fournissez des formulaires W-2 précis à vos employés; dépose les formulaires W-3 et les copies A du W-2 auprès de l'Administration de la sécurité sociale en temps voulu et avec précision. Il est judicieux de vérifier régulièrement les informations mises à jour sur le site Web de l'IRS, car le droit fiscal est en constante évolution et le formulaire IRS 941 est un dépôt trimestriel.
