Le déjeuner ne devrait pas être un moment pour "éteindre". Les événements «déjeuner et apprendre», parfois appelés séminaires Brown-Bag, permettent aux participants d’explorer des sujets utiles qui manquent souvent par manque de temps. Une fois bien conçus, ces programmes guident les participants dans un ordre du jour structuré mais flexible, leur laissant suffisamment de temps pour la conversation et la discussion. Que votre objectif soit la formation des compétences, les ventes et le marketing, le coaching en matière de bien-être ou l’engagement de la communauté, concentrez-vous sur un sujet que vous pourrez aborder confortablement en 45 minutes, puis concevez chaque aspect de l’événement en fonction de vos objectifs, de la nourriture au lieu de la conférence. documents à distribuer.
Expliquez pourquoi vous lancez un programme déjeuner-apprentissage, en précisant à qui vous allez vous adresser et quels avantages vous espérez communiquer. Par exemple, «Apprenez aux employés à mieux gérer le stress» ou «Montrez aux architectes les avantages de l’utilisation de nos pavés». Faites appel à quelques personnes compétentes pour coordonner les détails de votre événement et partager votre mission avec eux.
Que le programme soit un événement unique ou une série, demander à quelqu'un d'agir en tant que MC, de présenter brièvement le sujet et le conférencier principal, contribue à donner un sens de l'organisation et de la continuité à l'événement. Cette personne ne devrait cependant pas être celle qui donne la conférence ou la présentation elle-même. Il est préférable d'avoir un conférencier ou un présentateur en vedette, une personne possédant des informations d'identification spécifiques dans le sujet.Cela ne doit pas forcément être un phare sur le terrain: un employé peut par exemple apprendre des avantages de l'apprentissage des arts martiaux sur le lieu de travail, par un employé qui étudie les arts martiaux depuis un certain temps.
Collaborez avec le présentateur pour réduire le sujet à une présentation d’une demi-heure à 45 minutes et permettre une discussion constructive ensuite. si l'événement se déroule sur un lieu de travail, adaptez les délais afin de respecter l'horaire de l'entreprise. Un bon moyen d’ajuster un sujet est de demander aux participants visés ce qu’ils aimeraient apprendre. Par exemple, au lieu de parler en termes généraux de santé et de bien-être, concentrez-vous sur leur intérêt général pour la gestion du poids. Si l’intérêt que vous portez à votre sujet est vaste et profond, planifiez une série d’activités déjeuner-apprentissage pour couvrir différents points d’intérêt, un à la fois.
Planifiez la présentation que vous animerez lors de votre événement, y compris tout support audiovisuel et documentation. Créez un ordre du jour qui commence par une introduction du sujet et explique pourquoi il est important. Fournissez idéalement des exemples pertinents de votre lieu de travail ou de votre communauté, puis dirigez une discussion sur les scénarios actuels par rapport aux scénarios souhaités. Terminez par une conclusion.
Établissez un lieu et une heure pour votre événement. Choisissez un lieu de rassemblement qui accueillera vos participants confortablement pendant qu’ils mangent et dialoguent. Que ce soit dans un bureau, un hôtel ou un restaurant, la salle doit avoir une bonne acoustique et être assez grande pour accueillir des tableaux à feuilles mobiles et du matériel audiovisuel, le cas échéant. Si votre événement est destiné à l'ensemble de la communauté, assurez-vous d'avoir un lieu plus grand, comme un centre communautaire ou un établissement similaire.
Planifiez votre menu. Décidez si vous allez recevoir de la nourriture pour votre événement ou si vos participants doivent apporter leur propre déjeuner et des rafraîchissements. Certains employeurs organisent régulièrement des déjeuners-séminaires où les participants apportent leurs propres déjeuners et où ils fournissent les rafraîchissements. Si cela est prévu, vous devrez établir un moyen pour les participants de confirmer votre présence afin que vous puissiez avoir un nombre d'employés avant de commander votre déjeuner pour votre événement.
Promouvoir le programme. Diffusez-le via les médias traditionnels et électroniques à vos participants potentiels. Incluez des détails sur les objectifs, la structure, l’heure, le lieu et les avantages de votre événement.
Conservez les fournitures nécessaires, telles que les tableaux à feuilles mobiles, les marqueurs, les notes autocollantes, le papier, les stylos, les cadeaux publicitaires, les feuilles d’inscription et les documents à distribuer.
Conseils
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Établissez un budget pour votre événement dès le début. Envisagez de solliciter le soutien de sponsors d'organisations et de dirigeants clés pour promouvoir votre programme lunch-and-learn et aider à couvrir vos dépenses.
Si votre budget le permet, veuillez envisager de vous associer à des restaurants locaux - en particulier pendant les périodes creuses - pour organiser vos événements déjeuner et apprendre.
Votre lieu pourrait aussi être virtuel. Pensez à organiser votre déjeuner et à apprendre en ligne en tant que webinaire.
Enfin, remerciez tout le monde après l'événement.
