Il est important que les secrétaires conservent l'étiquette appropriée en matière d'affaires, qui constituent souvent la première impression de l'entreprise ou du dirigeant qu'un client ou qu'un client a. La mise en pratique de quelques règles communes d’étiquette professionnelle peut aider une secrétaire à donner l’impression la plus positive possible à son patron et à son entreprise.
Conduite
La conduite professionnelle est impérative au travail ou lorsque vous représentez votre patron ou votre entreprise lors de réunions. Très souvent, les clients ou autres professionnels assimileront le niveau de professionnalisme d'un cadre supérieur à celui de sa secrétaire si ce dernier n'est pas présent. Répondez toujours au téléphone en utilisant un message d'accueil poli et adapté aux entreprises. Accueillez les visiteurs avec le sourire et soyez courtois. Ne soyez pas émotif ou facilement en colère. Maintenir un comportement poli et respectueux en tout temps.
Robe
De nombreuses entreprises ont un code vestimentaire qui leur est strictement appliqué. Même si votre entreprise ne fournit pas un tel code vestimentaire, vous devez toujours paraître propre et bien rangé. Ne portez pas de vêtements serrés ou révélateurs. Assurez-vous que tous les costumes et les chemises sont propres et bien repassés. Ne portez pas de jupes courtes. Vos chaussures doivent être adaptées à l'environnement de travail (pas de baskets ni de tongs) et être confortables pour travailler. Si vous travaillez dans un environnement industriel, vous devrez peut-être porter des chaussures plates et fermées.
Adresse officielle
Un secrétaire devrait toujours s'adresser officiellement à ses supérieurs. Cela témoigne du respect de vos superviseurs et aide à maintenir un environnement de travail professionnel. Abstenez-vous d'utiliser le prénom de votre patron lorsque vous vous trouvez dans un espace public ou dans un environnement de réunion. Toujours utiliser "M." ou "Mme" en s'adressant à d'autres dirigeants de l'entreprise. Si votre patron demande une adresse plus informelle, par exemple en utilisant son prénom ou son surnom, ne l'utilisez que dans un cadre plus privé ou informel, par exemple dans son bureau personnel en l'absence de tout autre supérieur.
Organisation
L’une des fonctions les plus importantes d’un secrétaire est de maintenir l’organisation. Pour des raisons professionnelles, maintenez un espace de travail propre et organisé. Évitez de créer du fouillis sur votre bureau ou dans votre espace de travail. Si vous travaillez dans une zone où les clients ou d’autres dirigeants peuvent être invités à attendre une réunion, assurez-vous que cette zone est également organisée. Ne laissez pas d'objets personnels ou de magazines éparpillés dans la zone de travail. Gardez tous les fichiers confidentiels et objets personnels hors de la vue des visiteurs.
