Les opérations commerciales génèrent des revenus et engagent également des dépenses. Sur une période donnée, la différence entre ses produits et ses charges est égale à son résultat net si elle est positive ou à une perte nette si elle est négative. Déterminer quand enregistrer les dépenses est l’un des sujets les plus importants de la comptabilité. Les charges à payer discrétionnaires et non discrétionnaires n'existent que dans la comptabilité d'exercice.
Bases de caisse et de régularisation
Les méthodes de comptabilité les plus populaires sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. La comptabilité de caisse enregistre les transactions lorsque de la trésorerie ou des équivalents de trésorerie sont soit reçus, soit payés, tandis que la comptabilité d'exercice comptabilise les mêmes transactions lorsqu'elles se produisent. Par exemple, si une entreprise effectue une vente à crédit et perçoit la somme un mois plus tard, un comptable selon la comptabilité d’exercice enregistre la vente à cet endroit, puis pendant un mois par un comptable, selon la comptabilité de caisse.
Constatation des revenus
La comptabilité d'exercice est la base beaucoup plus populaire et utile pour la comptabilité. Dans la comptabilité d’exercice, les transactions sont enregistrées au moment où elles se produisent tant que le recouvrement des sommes dues est raisonnablement assuré.
Charge à payer
Les dépenses sont les dépenses engagées par les entreprises générant des avantages, le plus souvent liés à la production de revenus, pour l’entreprise au moment où elles se produisent. Les charges à payer sont des dépenses engagées mais non encore payées. Les salaires à payer et les factures de services publics sont des exemples de charges à payer. Les charges à payer n'existent que sur une base d'exercice, car la comptabilité de caisse ne les comptabiliserait pas avant leur paiement.
Dépenses accumulées discrétionnaires
Les dépenses non discrétionnaires désignent les dépenses que l'entreprise est obligée de payer. Les charges à payer non discrétionnaires désignent les dépenses que l'entreprise est obligée de payer mais qu'elle n'a pas encore payées. Les factures de services publics et les salaires à payer aux employés sont comptabilisés comme des charges à payer non discrétionnaires. Les dépenses accumulées discrétionnaires sont des dépenses que l’entreprise n’est pas obligée de payer, mais considère avoir été engagées et non encore payées. Les exemples de dépenses discrétionnaires accumulées sont rares, mais les primes à verser à la direction en sont un excellent exemple.
