Lors de la rédaction d'un rapport à présenter lors d'une réunion, vous devez suivre certaines directives de base, dont vous avez probablement appris la plupart à l'école. Par exemple, vous devez être sûr du but de votre rapport, vous devez vous concentrer sur un sous-thème défini avec précision et vous devez écrire en pensant à votre public.
Connaître à l'avance les antécédents éducatifs et professionnels des participants à la réunion. Cela vous aide à savoir quelle quantité de sujet vous devez expliquer. Par exemple, imaginez que vous rédigiez un rapport sur le nombre d’accidents survenus à certains carrefours urbains qui sera présenté à la prochaine réunion du Comité de la circulation. Si trois des cinq membres du comité ont des antécédents en matière d’application de la loi, vous n’avez pas besoin d’expliquer des phrases telles que «naviguer dans un virage».
N'oubliez pas le conseil de votre professeur d'anglais au lycée: n'essayez pas de vous attaquer à l'univers. Écrivez sur un segment plus petit de votre sujet principal. Cela rend votre rapport plus facile à comprendre. Par exemple, la «sécurité des piétons» peut être le sujet principal d'un rapport d'étude de la circulation, mais votre rapport se limite à une partie de ce sujet, à savoir l'amélioration de la sécurité à deux intersections.
Assurez-vous de fournir suffisamment de contexte dans votre introduction et votre conclusion. Cela aide les participants à la réunion à comprendre la signification de vos propositions. Par exemple, si votre rapport recommande d’embaucher des agents de police auxiliaires à la cour municipale, votre introduction expliquera les efforts que la municipalité mène depuis un an pour compenser l’augmentation des heures supplémentaires versées aux agents de police. La conclusion réitérerait en quoi cette proposition est l’une des nombreuses propositions pouvant aider la municipalité à boucher son budget.
Laissez le titre du rapport suggérer si la réunion a été programmée pour résoudre des problèmes ou pour fournir des informations.Par exemple, si un responsable a convoqué la réunion pour informer les membres de l’équipe que les ventes du dernier trimestre ont augmenté, votre titre pourrait être «Ventes du troisième trimestre: l’impact des nouvelles procédures de service après-vente».
Les rapports visent généralement à influencer les actions de quelqu'un. Mentionnez le retour que vous attendez - et de qui. Par exemple, un rapport du directeur d’établissement sur une augmentation des résultats des tests des élèves peut recommander au conseil d’approuver une résolution transformant un programme d’études pilotes en programme permanent.
