Le trésorier d'une entreprise, organisation ou autre groupe assure le suivi du budget et des dépenses du groupe. Si vous occupez un poste de trésorier, vous êtes responsable de la compilation et de la présentation d'un rapport lors des réunions du conseil. Vous devez inclure quelques éléments dans ce rapport, notamment un récapitulatif des dépenses pour la période et les avoirs actuels du groupe.
Préparez une version écrite du rapport avant la réunion. Ce rapport doit comporter quatre éléments: le solde au début de la période, les produits de la période, les charges de la période et le solde à la fin de la période. Imprimez une copie pour chaque membre qui assistera à la réunion, accompagné de quelques extras, et distribuez-les avant de commencer votre présentation.
Indiquez le solde de tous les comptes détenus par votre groupe ou votre entreprise au début de la période écoulée depuis votre dernière réunion. Ce nombre doit être un total en dollars de tous les comptes. N'incluez pas les centimes pour que le nombre soit facile à visualiser et à mémoriser. Cela constituera un bon point de départ pour la suite du rapport.
Indiquez le revenu ou l'argent que vous avez pris pour la période. Si vous travaillez dans une organisation où le revenu est le même ou similaire tous les mois, vous n'avez pas besoin d'aller plus en profondeur à ce sujet. Si vous avez une source de revenu importante qui n’est pas typique, vous devrez expliquer d’où provient cet argent.
Expliquez les dépenses que votre groupe a engagées pour la période. Tout comme les fonds entrants, les fonds sortants n'ont pas besoin d'être expliqués en détail s'il s'agit de dépenses récurrentes dont le conseil a connaissance - par exemple, les factures de services publics ou les salaires des travailleurs. Si une dépense importante est inhabituelle, assurez-vous d’expliquer ce qu’elle était et pourquoi elle était nécessaire.
Indiquez comme solde le solde de tous les comptes, y compris les fonds en caisse et les placements. Ce chiffre est ce sur quoi les membres du conseil s’appuieront pour prendre leurs décisions en matière de dépenses au cours de la réunion. Avant de terminer, demandez si quelqu'un a besoin d'éclaircissements.
