QuickBooks: types de fonction

L'utilisation de types dans QuickBooks est une fonction souvent mal comprise du programme et est tout aussi souvent négligée ou mal utilisée. En raison de la grande souplesse d'utilisation des types, ils peuvent être utilisés pour conserver le type d'informations souhaitées sur les clients, les travaux, les fournisseurs et les articles vendus ou achetés. Le choix des données à suivre dépend du type d’entreprise.

Types de fournisseurs

L'utilisation appropriée des types dans le programme QuickBooks vous permet de générer des rapports et des listes de diffusion personnalisés à l'aide de données utiles pour une entreprise donnée. Les propriétaires d'entreprise ont de nombreuses options en termes de types de fournisseurs. Certaines entreprises choisissent d'utiliser le type de secteur d'un fournisseur. Un magasin de détail peut définir des types de fournisseurs reflétant les produits qu’ils vendent. Certains vendeurs vendent des produits d'épicerie et d'autres des médicaments ou du tabac. D'autres entreprises peuvent avoir des fournisseurs spécifiques à une région géographique lorsque la livraison du produit est urgente, ils peuvent créer des types en fonction des emplacements des fournisseurs.

Ceux qui travaillent dans le secteur de la construction peuvent choisir de taper les vendeurs en fonction du type de services fournis. Par exemple, une entreprise de construction peut avoir recours à des peintres, des suspensions à cloisons sèches, des encadreurs et des entrepreneurs en électricité et en plomberie. S'il est nécessaire de créer un sous-type (par exemple, si une entreprise utilise un sous-traitant pour les travaux de peinture d'intérieur et un autre pour les travaux de peinture d'extérieur), cela crée un type général de peintres étiquetés et un sous-type pour les peintres d'intérieur et d'extérieur.

Cela se fait via l'écran d'édition du fournisseur lors de la saisie du type sous l'espace pour le nom de l'entreprise du fournisseur.

Types de client / travail

Pour les entreprises qui effectuent plus d'un travail pour le même client, QuickBooks permet la création de travaux sous le nom du client. Utilisez pour les clients les mêmes types que pour les fournisseurs, bien que la région géographique du client ne soit pas aussi importante à connaître que pour les fournisseurs. Certaines entreprises ont des clients de gros et de détail et utilisent donc ces désignations comme types. Si aucune désignation évidente n'est utilisée pour séparer les clients, utilisez des types pour garder une trace de la manière dont les clients ont entendu parler de l'entreprise. Ces catégories incluent "le bouche à oreille", "les pages jaunes", "les annonces dans les journaux" ou "le publipostage". À la fin de l'année, un rapport pourrait être généré pour indiquer quelle campagne marketing était la plus efficace pour générer des clients et des ventes. Avec les types d’emplois, les entreprises qui utiliseraient la fonction "emplois" sont similaires aux entreprises liées à la construction. Un client peut demander à votre entreprise de réparer un toit un jour et de régler un problème de plomberie un autre jour. La création d'un type de travail pour chaque service effectué vous aide à déterminer les services que vous proposez qui génèrent la plus grande marge bénéficiaire et ceux qui finissent par coûter plus d'argent en dépenses qu'en revenus.

Types d'élément

Les types d'élément sont le seul type déjà défini par le programme QuickBooks. Il existe 12 types d'éléments prédéfinis dans QuickBooks. Un article est un service ou un article physique vendu. Les types d'élément sont les suivants:

1. Service - Si vous vendez des services, par exemple une entreprise d’aménagement paysager, créez un article "Tonte" et faites-en un type "Service".

2. Partie d'inventaire - dans le même secteur de l'aménagement paysager, si vous vendez des pièces pour réparer du matériel de jardinage, par exemple, "Lames de tondeuse", elles feront partie de l'inventaire.

3. Assemblage d'inventaire - Un assemblage est composé d'un certain nombre de pièces d'inventaire distinctes pour compléter un produit entier. Par exemple, si vous construisiez un tabouret, celui-ci serait composé d'un siège, de quatre pieds avec support et peut-être d'un coussin de tabouret.

4. Pièces non stockées - Utilisez ce type pour classer des éléments tels que les fournitures de bureau et de nettoyage. Si vous chargez votre client pour les articles nécessaires à l'exécution d'un travail, ces articles seront considérés comme des pièces ne faisant pas partie de l'inventaire.

5. Immobilisations: votre actif est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise et est plus ou moins permanent. Un véhicule, un bâtiment ou un ordinateur serait considéré comme un actif fixe.

6. Autres frais - Si vous facturez des frais de retard de paiement, des frais financiers ou des frais d'expédition, ceux-ci seront considérés comme des "autres frais".

7. Sous-total: pour inclure un sous-total sur les factures des clients, vous devez créer un type "Sous-total". Cela ajoute tous les articles et donne un total cumulé avant que les taxes de vente ne soient ajoutées au total. Cela aide lorsque vous utilisez la fonction "Remise" pour supprimer un pourcentage de réduction avant que les taxes ne soient ajoutées.

8. Groupe - À l'instar d'un assemblage d'inventaire, un groupe est composé d'éléments inclus dans une offre "package". Par exemple, un détail complet du service de pelouse peut être composé des éléments de service distincts, "Tonte", "Bordure" et "Coupe de l'arbre".

9. Remise - La création d'un élément de remise soustrait un sous-total, soit un pourcentage, soit un montant fixe.

10. Paiement - S'il est courant qu'un client paie une partie du montant dû au moment de la vente, créez un poste de "paiement" qui réduit le montant dû sur une facture.

11. Poste de taxe de vente - La taxe de vente est généralement calculée au niveau de l’état et au niveau local. Cet article permet la création d'un article de taxe de vente distinct pour l'État et pour la taxe discrétionnaire locale.

12. Groupe de taxe de vente: cet élément est composé d'au moins deux éléments de taxe de vente distincts formant un groupe. Dans votre pays, vous pouvez appliquer une taxe discrétionnaire de 1% et une taxe d’État de 6%. Le "groupe de taxe de vente" vous permet d’avoir un élément de ligne permettant de suivre les deux types d’éléments de taxe de vente dans la même transaction.