Un mémo bien rédigé peut vous aider à obtenir rapidement l'approbation pour acheter des ordinateurs pour votre entreprise ou votre organisation. Le mémo doit clairement indiquer le besoin d’ordinateurs, la raison pour laquelle l’achat doit être effectué maintenant et indiquer clairement toutes les alternatives possibles. Le mémo doit être basé sur des raisons professionnelles et non sur des désirs personnels.
Recueillez des informations sur l'état actuel des ordinateurs de votre organisation. Découvrez s'il y a suffisamment d'ordinateurs pour tous les membres de l'organisation, leurs conditions de travail et la date à laquelle ils ont été achetés. Découvrez le prix d'achat initial et comparez-le aux prix actuels. Recueillir des données sur l'argent dépensé en réparations. Documentez la qualité de l'équipement et indiquez s'il est devenu obsolète. Interrogez des personnes qui utilisent les ordinateurs actuels. Demandez à leurs goûts et dégoûts. Demandez-leur s'ils estimaient que leurs ordinateurs à la maison étaient meilleurs que leurs ordinateurs de bureau et, dans l'affirmative, pourquoi.
Contactez vos pairs dans d'autres organisations. Rassemblez autant d'informations que possible sur les ordinateurs qu'ils utilisent, depuis combien de temps ils sont en service et quels que soient leurs projets de mise à niveau.
Pensez à utiliser les données que vous avez collectées pour effectuer une analyse SWOT. SWOT signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces. Une analyse SWOT est particulièrement utile lorsque vous essayez de justifier un achat important pour une grande organisation. Cependant, préparer un SWOT pour toute décision pourrait vous aider à construire un meilleur argument. Une analyse SWOT vous aidera à déterminer la force de votre technologie informatique, ses faiblesses et ses possibilités d'amélioration. Elle examinera également les menaces, telles que la manière dont votre entreprise pourrait prendre du retard et perdre ses activités au profit de ses concurrents si elle utilisait une technologie obsolète. Enfin, collectez des informations sur les prix auprès de plusieurs fournisseurs.
Rédigez le mémo en utilisant toutes les données requises. Assurez-vous de vous concentrer sur l'analyse de rentabilisation de l'achat; la commande réelle viendra plus tard. Argumentez de manière claire et convaincante. Présentez le mémo et obtenez son approbation.
