De temps en temps, le coût des avantages médicaux des employés augmente. L’entreprise employeur n’est pas toujours disposée ou en mesure d’absorber les coûts et doit parfois décider de répercuter la totalité ou une partie des coûts sur ses employés sous la forme d’une augmentation de prime. Les entreprises doivent informer rapidement et efficacement les employés de toute augmentation, mais doivent rappeler aux employés les aspects positifs de la couverture de groupe afin de les aider à garder le moral.
Créez un en-tête comprenant «À:», «De:», «Date:» et «RE:». Remplissez chaque champ. Par exemple, le champ «À:» peut indiquer «Tous les {nom de la société} employés». Le champ «De:» peut indiquer «Ressources humaines» ou peut indiquer le nom d’un individu spécifique. La date devrait être la date de la note de service et «RE:» pourrait indiquer «Augmentation de la prime d'assurance maladie».
Indiquez que la cotisation de l'employé augmentera et incluez des détails tels que le montant de l'augmentation, les régimes concernés et la date de prise d'effet de l'augmentation. Spécifiez également les plans non affectés. Si possible, donnez le motif de l'augmentation, par exemple une augmentation de prix de la part de la compagnie d'assurance.
Expliquez tous les nouveaux plans ou options disponibles pour l'employé, y compris le nom de la nouvelle société et les nouveaux tarifs. Si les détails des nouveaux plans ne sont pas encore disponibles, indiquez aux employés quand les attendre.
Détaillez les étapes que l’employé doit suivre pour maintenir ou modifier ses options de couverture d’assurance. Si l'employé doit signer ou compléter un document, indiquez où il peut être trouvé (par exemple: le service des ressources humaines ou en ligne sur un site Web spécifique).
Décrivez ce que l'entreprise a fait pour minimiser le changement de taux pour les employés. Par exemple, si la compagnie d’assurance a émis une augmentation de 10% et que l’entreprise paie 6% et transmet les 4% restants aux employés, indiquez cette information.
Rappelez aux employés la contribution de l’entreprise au régime d’assurance maladie. Si l'entreprise paie 70% de la prime pour les employés, dites-le.
Assurez aux travailleurs que l'entreprise apprécie leurs contributions et continuera à surveiller les options en matière d'assurance afin de fournir le bloc d'avantages le plus efficace.
Conseils
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Prévenez les employés le plus tôt possible avant une augmentation de prime afin qu'ils puissent faire un choix éclairé concernant leurs prestations d'assurance.
La personne qui émet le mémo doit soit signer au bas du mémo, soit parapher la ligne "De:".
