Malgré la prolifération d'Internet, les entreprises et les particuliers dépendent toujours des télécopieurs pour transmettre des documents manuscrits, signés ou autrement non électroniques d'un lieu à un autre. Un fax peut être envoyé de pratiquement n'importe où, via Internet ou à l'aide d'un télécopieur traditionnel. Afin de recevoir une télécopie, cependant, vous souhaiterez avoir un numéro de télécopie dédié.
Déterminez quel type de numéro de fax est approprié pour vous
Grâce à une multitude de services de télécopie par Internet, la réception de télécopies entre maintenant dans l’une des méthodes principales suivantes: réception sur un télécopieur physique, réception sur Internet ou réception dans une messagerie vocale. Si vous envisagez de recevoir vos télécopies par le biais de votre messagerie vocale existante, vous n'avez pas besoin d'un numéro de télécopieur distinct, car votre messagerie vocale détectera automatiquement les appels de télécopie entrants.
Décidez si la télécopie en ligne vous convient. La télécopie en ligne présente un avantage distinct sur les télécopieurs physiques: vous pouvez recevoir vos télécopies à tout moment et de n'importe où dans le monde. En outre, de nombreux services de fax en ligne offrent un stockage qui vous permet de conserver soigneusement les fax que vous avez reçus. Toutefois, contrairement à un télécopieur, vous ne pouvez généralement pas envoyer de télécopie à partir d’un service en ligne sans convertir au préalable un document en image sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas besoin d'envoyer fréquemment de télécopies et que vous souhaitez les recevoir par voie électronique, veuillez passer à la section deux pour connaître les étapes à suivre pour recevoir un numéro de télécopie en ligne.
Décidez si un télécopieur est fait pour vous. Avoir un télécopieur physique à la maison ou au bureau peut s'avérer très pratique, surtout si vous envoyez des télécopies fréquemment. Votre télécopieur physique peut imprimer les télécopies entrantes de sorte que vous ayez une copie physique de ce que vous avez reçu, ce qui les rend idéales pour la conservation des documents et les documents importants. Contrairement à un service en ligne, un télécopieur peut nécessiter un entretien occasionnel et des recharges périodiques d'encre ou de toner. Si vous avez un télécopieur physique et avez besoin d'une nouvelle ligne de télécopie, veuillez passer à la section trois pour connaître les étapes à suivre pour recevoir un numéro de télécopieur pour votre télécopieur physique.
Services de fax en ligne
Déterminez le type de service de télécopie en ligne qui vous convient. Recevoir un fax en ligne est maintenant plus facile que jamais, avec une grande variété de services de fax en ligne qui se font concurrence. Alors que de nombreux services facturent un petit montant pour conserver un numéro de fax pendant un certain temps, de nombreux services à la demande permettent l’utilisation gratuite d’un numéro et des reçus de fax illimités. Si vous souhaitez uniquement recevoir quelques télécopies sur une courte période, un service de télécopie gratuit devrait suffire, bien que votre nouveau numéro de télécopie puisse se trouver dans un code régional différent de celui de votre téléphone vocal. Si vous souhaitez conserver une ligne de télécopie en ligne professionnelle à long terme avec un numéro local, vous souhaiterez peut-être recourir à un service payant pour assurer la stabilité.
Obtenez un numéro de fax gratuit. Si vous décidez de vous inscrire pour obtenir un numéro de fax gratuit, ce service est disponible chez différents fournisseurs, tels que FaxDigits.com. Pour vous inscrire à un compte gratuit, rendez-vous sur www.FaxDigits.com et cliquez sur "Inscription pour le service gratuit". Après avoir fourni quelques informations de base telles que votre nom et votre adresse, le service enverra votre nouveau numéro gratuit directement à votre boîte e-mail.
Obtenez un numéro de fax payé. Pour les solutions à long terme, les services de fax en ligne payants tels que eFax sont à la fois populaires et stables. Pour acquérir un numéro payé, il suffit de visiter www.EFax.com, cliquez sur "Numéro de fax", entrez votre code postal et cliquez sur "OK". Si vous vous trouvez dans une grande région métropolitaine, le site Web vous demandera de sélectionner votre indicatif régional. sinon, vous serez invité à fournir des informations d'identification de base. Une fois ces informations renseignées (et bien sûr, en indiquant votre numéro de carte de crédit), le système vous communiquera votre nouveau numéro de fax local dans votre boîte e-mail.
Pour les télécopieurs physiques
Pour envoyer et recevoir des télécopies, votre télécopieur devra être connecté au réseau téléphonique public commuté (PSTN). Pour obtenir cette connectivité et votre numéro de fax, vous devez faire installer une ligne par votre opérateur téléphonique local.
Contactez votre compagnie de téléphone. Différentes compagnies de téléphone locales utilisent différentes méthodes pour les contacter. Dans de nombreux endroits, l’entreprise peut être rapidement et facilement accessible en composant simplement le «6-1-1» à partir de votre téléphone fixe. D'autres sociétés, telles que EMBARQ et VoIP, fournissent Vonage, exigent la composition d'un numéro sans frais pour joindre leur bureau commercial. Si composer le 611 à partir de votre téléphone ne vous relie pas au bureau de votre compagnie de téléphone locale, vous pouvez trouver le numéro dans votre annuaire téléphonique local.
Demander un nouveau service. Lorsque vous communiquez avec un représentant de votre compagnie de téléphone locale, vous souhaitez demander une nouvelle ligne téléphonique pour votre télécopieur. Si votre compte auprès du fournisseur de téléphonie est un compte professionnel, il peut vous être demandé de fournir des informations sur votre compte afin de vérifier que vous êtes autorisé à passer des commandes pour le compte de votre société. Si vous installez une ligne de télécopie chez vous, il se peut que certaines questions de vérification personnelle vous soient posées pour vous assurer que vous êtes bien ce que vous dites. Bien que ce processus puisse sembler frustrant, rappelez-vous que ces représentants se trouvent dans un centre d'appels, parfois à des centaines de kilomètres, et ne peuvent pas vous voir physiquement ni savoir qui vous êtes.
Demander uniquement le service de télécopie. Une fois que votre représentant de la compagnie de téléphone a vérifié votre identité, elle peut essayer de vous recommander des fonctionnalités supplémentaires pour votre nouvelle ligne. De nombreux représentants de compagnies de téléphone respectent un quota de vente et tenteront à plusieurs reprises de "vendre" des services sur votre nouvelle ligne de fax. Étant donné que la plupart de ces services ne sont pas reconnus par votre télécopieur et peuvent en fait interrompre la transmission de votre télécopie, assurez-vous que le représentant sait que vous utiliserez la ligne pour un télécopieur et ne nécessitez aucun service supplémentaire.
Recevez votre numéro de fax. Une fois que le représentant a pris votre commande, il vous communiquera votre nouveau numéro de fax que vous pourrez ensuite ajouter aux cartes de visite, aux supports marketing ou à d’autres documents. Étant donné que la compagnie de téléphone doit connecter physiquement la ligne, il peut s'écouler quelques jours avant que votre service soit complètement activé et prêt à être utilisé.
Conseils
-
La réception de vos fax sur un télécopieur physique présente des avantages et des inconvénients par rapport à la réception de fax en ligne. Bien que la connexion d’un télécopieur physique au réseau téléphonique garantisse la réception de vos télécopies sur une ligne de télécopie à long terme établie et l’envoi de télécopies sur cette même ligne, cela signifie également que vous ne pouvez pas récupérer vos télécopies en ligne si, par exemple, vous êtes absent de votre domicile ou de votre bureau. Un service de télécopie en ligne peut également vous permettre de conserver soigneusement les télécopies reçues sans vous soucier des copies physiques. Avant de vous abonner à un service de télécopie, vous devez évaluer avec soin quelle option de télécopie vous convient le mieux. Certaines personnes choisissent même d'avoir à la fois un télécopieur physique et un service en ligne.
