En passant de la comptabilité d’achat à la comptabilité de caisse, vous aurez l’impression que vous avez gagné moins que ce que vous avez réellement gagné, du moins à court terme. Le système de comptabilité d'exercice comptabilise chaque transaction lorsqu'elle est effectuée, quel que soit le moment où vous êtes payé pour votre travail ou que vous payez pour des articles ou des services. Le système de paiement comptant comptabilise chaque transaction lorsque de l'argent change de mains. Par conséquent, les ventes ou les achats facturés et payés plus tard peuvent ne pas être comptabilisés dans le cycle comptable en cours. Ce retard dans les obligations de déclaration peut générer des avantages fiscaux à court terme et différer le délai d’imposition, ce qui explique pourquoi la plupart des personnes qui effectuent la conversion le font au moment de l’impôt.
Calculs pour la conversion de la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse
La différence entre les montants comptabilisés et les montants en espèces correspond aux sommes que vous avez enregistrées mais pas encore collectées ni payées. Pour convertir le système en espèces, identifiez ces transactions et soustrayez-les de vos totaux. Soustrayez toutes les dépenses accumulées de votre compte de résultat. Ceux-ci comprennent les dettes fiscales et les achats pour lesquels vous n'avez pas encore été facturés. Vous ne devez pas encore ces montants, ils ne font donc pas partie de votre système de comptabilité de caisse. Soustrayez également les montants totaux de vos comptes clients du revenu figurant dans votre état des résultats. Si vous n’avez pas encore été payé pour ce travail, il n’est pas considéré comme un revenu si vous utilisez le système de paiement en espèces. Les comptes créditeurs doivent également être soustraits, car vous enregistrerez ces sommes lorsque vous les payerez, plutôt que lorsque vous les aurez accumulées.
Décalage des écritures entre les périodes comptables
Si vous avez enregistré un montant en tant que vente au cours de la période comptable précédente, un système de comptabilité de caisse vous oblige à reporter le moment de cette notation sur la période au cours de laquelle la facture a été payée plutôt que sur la période au cours de laquelle le travail a été effectué. Si les clients ont prépayé des biens ou des services, ces paiements auront été comptabilisés en tant que passifs dans un système de régularisation, mais ils constitueront des ventes si vous travaillez sur une base de paiement. Les paiements anticipés aux fournisseurs sont enregistrés en tant que dépenses payées d'avance selon le système de régularisation, mais ils sont simplement comptabilisés en tant qu'achats ou dépenses au cours de la période où l'argent a changé de mains si vous utilisez le système de paiement en espèces.
Considérations fiscales
Internal Revenue Service n'autorise pas toutes les entreprises à effectuer des déclarations selon la méthode de la comptabilité de caisse. Assurez-vous donc que votre entreprise est autorisée à changer avant de mettre à jour votre système de comptabilité. Seules les petites entreprises pour lesquelles aucun inventaire n'a été déclaré à la fin d'un exercice financier peuvent déclarer selon la méthode de la comptabilité de caisse. Votre revenu annuel doit être inférieur à 5 millions de dollars pour utiliser la méthode de la comptabilité de caisse. Si vous choisissez la comptabilité de caisse et que vous avez des stocks à déclarer, vous avez également la possibilité de les déclarer à l'aide du système de régularisation.
