Le fait de disposer d'un manuel de règles et de procédures en ligne permet à tout employé d'afficher à tout moment les règles et procédures sans se soucier des mises à jour récentes. Le logiciel évite d’imprimer plusieurs copies papier au besoin pour différents services. La première étape consiste à rédiger le manuel des règles et procédures et la suivante à créer un compte gratuit avec Google Docs, une interface Web permettant à un membre de télécharger des documents et de les partager avec d'autres. Ensuite, téléchargez le document et définissez les niveaux d'autorisation de ceux qui sont en mesure de l'afficher.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de traitement de texte installé sur un PC
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connexion Internet
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Adresse électronique
Ouvrez un nouveau document dans votre application de traitement de texte. Décrivez brièvement le contenu à inclure dans le manuel de politiques et de procédures. Vous pouvez ventiler le manuel par département, puis par tâche dans chaque département. Assurez-vous d'inclure les coordonnées des membres clés du personnel en charge de chaque département. Formatez et relisez le document. Enregistrez votre travail.
Connectez-vous à Internet et visitez google.docs.com. Créez un compte en utilisant une adresse électronique professionnelle spécifiée avec un mot de passe contenant des lettres et des chiffres. Consultez votre courrier électronique pour recevoir le courrier électronique de confirmation de Google contenant des informations sur votre nouveau compte, puis cliquez sur le lien de confirmation figurant dans le courrier électronique pour terminer le processus du compte.
Reconnectez-vous à votre compte nouvellement créé. Cliquez sur «Télécharger le document» près des choix de menu à gauche. Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec deux sections. La barre de gauche montre votre bureau ou les fichiers de votre disque dur, en fonction de la configuration. Utilisez les icônes fléchées en haut de la fenêtre pour accéder à l'emplacement où vous avez enregistré le manuel de règles et de procédures. Cliquez sur le fichier du manuel de règles et de procédures pour le faire apparaître dans la case «Nom du fichier». Cliquez sur "Ouvrir". Google Documents vous indiquera une barre d'état une fois le téléchargement terminé.
Cliquez sur «Retour pour gérer les documents». Cochez la case vide en regard du manuel de règles et de procédures récemment téléchargé.
Cliquez sur «Partager le document» dans la barre d’outils au-dessus du manuel. Cela ouvrira une autre petite boîte dans laquelle vous pourrez entrer les adresses électroniques de ceux pour lesquels vous souhaitez avoir l'autorisation de visualiser ou de modifier le document. À moins que votre superviseur ne vous l'ait dit différemment, choisissez «Voir» pour le moment. Lorsque vous cliquez sur "Inviter", un nouveau courrier électronique est envoyé aux personnes que vous avez répertoriées, leur indiquant qu'un nouveau document est visible. Vous disposez maintenant d'un manuel complet de règles et de procédures en ligne.
Conseils
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Vous pouvez personnaliser les paramètres en jouant avec les niveaux d'autorisation et de notification. Si vous le souhaitez, Google Documents peut informer les personnes que vous avez invitées chaque fois qu'une modification est apportée au document. Cela permet à vos collègues de savoir qu’une version mise à jour est prête à être visualisée. De même, Google Documents fournit également un lien depuis la page principale pour partager votre document sous forme de lien Web permanent, ce qui facilitera la distribution à un plus grand nombre de personnes et vous évitera de devoir mettre à jour quotidiennement les niveaux de permission.
Attention
Ne communiquez pas le mot de passe Google Documents à une personne à laquelle vous ne souhaitez pas avoir accès pour modifier le compte.
