De temps en temps, les travailleurs peuvent avoir besoin de rafraîchir leurs mémoires sur la manière d'effectuer certaines tâches. De même, les nouveaux employés d'une entreprise voudront se familiariser avec les bases du processus le plus rapidement possible sans avoir à interrompre continuellement les superviseurs ou les collègues avec d'innombrables questions. Un manuel de procédures de bureau remplit ces deux objectifs tout en fournissant des protocoles écrits et des attentes de performance pouvant être ultérieurement référencés dans les évaluations des employés et la documentation relative aux actions disciplinaires.
Identifiez l'objectif et la portée du manuel de bureau que vous souhaitez développer. Le contenu des manuels de bureau se divise généralement en deux catégories: (1) comment interagir avec les personnes et (2) comment effectuer des tâches spécifiques, y compris le fonctionnement du matériel nécessaire à la création, à la gestion et à la fourniture de biens et services. Les manuels Office incluent souvent des organigrammes, des répertoires de ressources et des exemples de formulaires. La complexité d'un manuel de bureau dépend de l'identité des utilisateurs cibles. Si, par exemple, le contenu concerne la relation client et la manière de traiter les réclamations, il serait insensé d’inclure des chapitres sur le fonctionnement d’un chariot élévateur à fourche ou sur la manipulation des matières dangereuses.
Choisissez le format de présentation le mieux adapté aux besoins de votre entreprise. Alors que les manuels de bureau sont généralement considérés comme des instructions imprimées sur du papier et placées dans des classeurs à trois anneaux avec des intercalaires, la technologie a ouvert la voie à des méthodes de diffusion de l’information plus intéressantes mais aussi plus économiques. Demandez-vous, par exemple, si un manuel de procédures en ligne permettrait aux employés d’accéder plus facilement et plus rapidement aux informations en entrant des mots-clés. Un format électronique pourrait également faciliter le processus de mise à jour et de révision du contenu, ainsi que l’incorporation de contenu audio et de démonstrations vidéo pour améliorer l’apprentissage.
Faites une liste de tous les sujets de chapitre que vous souhaitez aborder dans votre manuel. Si, par exemple, vous décidez de rédiger des directives sur le fonctionnement de divers équipements de bureau, vous devez identifier des sections individuelles pour les ordinateurs, les télécopieurs, les systèmes téléphoniques, les microfiches, les photocopieurs, les systèmes d’enregistrement, les compteurs d’affranchissement et les appareils de tri. Décidez si vous allez écrire tout le contenu vous-même ou attribuez la première ébauche de chaque section à des personnes qui connaissent bien le sujet.
Organisez les étapes de la procédure des concepts les plus simples aux plus complexes. Déterminez si l’inclusion de photographies, de dessins, de tableaux ou d’autres graphiques complétera la compréhension du matériel par l’utilisateur. Fournissez un glossaire des acronymes et de la terminologie spécifique à la tâche. Dans la mesure du possible, donnez des exemples sur la manière de remplir les commandes, les demandes de remboursement de frais de déplacement, les demandes de vacances, les feuilles de présence, les reçus des clients et les autres formulaires utilisés par l'entreprise.
Établissez un calendrier pour compléter chaque section du nouveau manuel. Si nécessaire, planifiez chaque jour un bloc de temps pour la recherche, l’écriture, la révision et l’assemblage de contenu.
Faites réviser le contenu par le personnel des ressources humaines et le personnel juridique avant la diffusion afin de vous assurer que son langage est clair, clair et cohérent avec les mandats et les réglementations des États et du gouvernement fédéral. Fournir à chaque destinataire du manuel une feuille d’approbation indiquant son accord à lire le document et à se conformer à ses directives.
Conseils
-
Un manuel de bureau doit toujours être considéré comme un travail en cours et, par conséquent, doit être révisé sur une base continue pour garantir que le contenu reflète fidèlement les procédures suivies et le matériel utilisé pour effectuer ces tâches.
