Les entreprises dépendent de leurs comptables pour gérer et coordonner le processus de paie. Les comptables de la paie enregistrent les dépenses associées aux livres de paie de l'entreprise, les passifs encourus et le paiement de ces passifs. Les comptables de la masse salariale coordonnent également la déclaration des engagements de la masse salariale sur les états financiers avec le comptable du grand livre.
Entrées de paie standard
Les entreprises paient leurs employés selon un échéancier prédéterminé. Certaines entreprises paient chaque semaine, d’autres toutes les deux semaines et d’autres tous les mois. Lorsque le comptable enregistre la masse salariale régulière, il comptabilise le salaire, les retenues sur la paie et les charges sociales de l’employeur. Les retenues sur la paie comprennent les taxes FICA pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, l'impôt fédéral sur le revenu et l'assurance maladie. Le montant net à payer aux employés est enregistré en tant que masse salariale à payer. Les charges sociales de l’employeur comprennent les taxes FICA, FUTA pour le chômage fédéral et SUTA pour les chômeurs des États. Lorsque la comptable effectue la saisie, elle enregistre une entrée débitrice dans les charges de personnel pour le montant total de la masse salariale. Elle enregistre ensuite une entrée de crédit pour l’impôt à payer FICA, l’impôt à payer fédéral, l’assurance maladie à payer et toutes les autres déductions du salaire de l’employé. Elle inscrit finalement le crédit dans la masse nette de la masse salariale à payer. Le comptable enregistre ensuite les charges sociales de l’employeur. Elle débite la charge de la masse salariale et crédite la taxe FICA à payer, la taxe FUTA à payer et la taxe SUTA à payer. L’impôt à payer FICA, l’impôt sur le revenu fédéral à payer, l’assurance maladie à payer, la masse salariale à payer, la taxe FUTA à payer et la taxe SUTA à payer sont tous des comptes de passif au titre de la masse salariale.
Paiement des charges salariales
Lorsque le comptable paie le solde de chaque compte de passif de masse salariale, il enregistre le paiement dans les registres comptables. Il débite chaque compte de passif de paie pour le solde et crédite le montant total.
Accumulation de responsabilité salariale
Parfois, la période de paie se croise entre deux périodes comptables, telles que la fin du mois. À la fin de la première période, le comptable enregistre les charges de personnel et les charges de personnel pour la partie de la masse salariale attribuable à la première période. Elle prend le pourcentage de la période de paie qui s'applique à la première période et multiplie ce montant par le montant total de la masse salariale. Les retenues sur la masse salariale et les charges sociales de l’employeur sont calculées en fonction du montant total de la masse salariale qui s’applique à la première période. La comptable crée les mêmes écritures au journal que pour enregistrer le passif de paie standard en utilisant ces montants. Lorsque la période suivante commence, le comptable annule la comptabilisation du passif de la masse salariale. Cela lui permet de continuer à enregistrer normalement les entrées de responsabilité salariale.
Rapport financier des charges de personnel
Les charges de personnel identifient les montants que la société doit à divers organismes gouvernementaux, employés et fournisseurs d’assurance maladie. Les entreprises paient les dettes salariales dans un court délai, ce qui les qualifie de dettes à court terme. Le comptable inscrit le passif à court terme au bilan au début du chapitre du passif.
