Les ventes et les encaissements contribuent au succès de toute entreprise. L'entreprise a besoin de ventes pour générer des revenus, générer des bénéfices et financer la croissance future. Les encaissements suivent la vente et représentent les paiements effectués par les clients. Les entreprises reçoivent également des paiements en espèces pour les retours d’achat. Le personnel de la comptabilité enregistre les transactions relatives aux ventes et aux encaissements pour l’entreprise.
Journalisation des ventes
Les entreprises vendent des produits ou des services de deux manières, soit contre des espèces, soit contre une promesse de paiement futur. Ces transactions peuvent être enregistrées dans le journal général. Les comptables utilisent un journal général pour enregistrer toutes les transactions financières qui ne sont enregistrées nulle part ailleurs.
Le journal général comprend trois colonnes principales. Le premier est intitulé "Description", le second est intitulé "Débit" et le troisième est intitulé "Crédit". Si un client paie en espèces au moment de la vente, le comptable enregistre l'opération dans le journal général en écrivant "Espèces" dans la colonne "Description" et le montant en dollars dans la colonne "Débit". Sur la ligne suivante, le comptable écrit "Ventes" dans la colonne "Description" et le montant en dollars sous "Crédit".
Si le client s'engage à payer à l'avenir pour le produit ou le service vendu, le comptable enregistre les comptes à recevoir dans la colonne Description et le montant en dollars dans la colonne Débit. Sur la ligne suivante, le comptable écrit Sales dans la colonne Description et le montant en dollars dans la colonne Crédit.
Journal de vente
Pour les écritures de vente récurrentes, certaines entreprises utilisent un journal auxiliaire spécifique à cet effet. Un journal auxiliaire simplifie l'enregistrement des entrées qui utilisent les mêmes comptes pour chaque entrée. La date est enregistrée dans la première colonne du journal des ventes et le nom du client dans la seconde. Le journal des ventes comprend une seule colonne pour enregistrer le montant en dollars de la transaction. Le montant en dollars entré dans cette colonne représente un débit pour "Comptes à recevoir" et un crédit pour "Ventes".
Journaliser les encaissements
Lorsqu'une entreprise reçoit des paiements en espèces pour les ventes ou en tant que paiements d'argent dus, les paiements sont enregistrés dans le journal général si aucun journal auxiliaire n'existe. Le comptable enregistre un débit en "espèces" quel que soit le but du paiement. Si le paiement en espèces est pour une vente, le comptable enregistre un crédit sur "Ventes". Si le paiement en espèces sert à payer les sommes dues, le comptable enregistre un crédit sur "Comptes à recevoir".
Journal des encaissements
Certaines sociétés utilisent un journal auxiliaire spécifique à cet effet pour les entrées de récépissés récurrents. Le journal des encaissements, ou le journal auxiliaire des encaissements, fonctionne de manière similaire au journal des ventes. Le comptable enregistre la date dans la première colonne. Si le reçu est destiné au paiement d’une somme due, le nom du client est enregistré dans la deuxième colonne. Si le reçu est destiné à un autre usage, une description est enregistrée dans la deuxième colonne. Le journal des encaissements comprend trois colonnes pour enregistrer les montants en dollars de la transaction. Une colonne intitulée "Débit en espèces" est utilisée pour enregistrer le montant des espèces reçues. Une autre colonne intitulée "Crédit débiteur" est utilisée pour enregistrer le montant payé sur les sommes dues. Une troisième colonne intitulée "Autre crédit" permet de saisir le montant de la transaction.
