Un rapport d’appel est un aspect important du bon fonctionnement d’une entreprise. Les vendeurs et autres professionnels utilisent les rapports d’appel pour enregistrer les détails de tous les appels téléphoniques passés, ainsi que les visites à des clients potentiels et existants. Les rapports d’appel incluent généralement ce qui a été discuté, le résultat de la conversation et toute autre information pertinente. Ces rapports sont ensuite soumis aux superviseurs et sont utilisés pour conserver une trace des contacts avec les clients. Ils peuvent également donner aux superviseurs des informations précieuses sur le rendement au travail d'un employé.
Commencez par documenter à qui vous parliez. Inclure des informations détaillées sur cette personne. Il peut s'agir d'un client, d'un client potentiel ou d'un client de retour. Le rapport d’appel doit inclure le nom de la personne, le titre du poste, la société, les informations de contact et toute autre caractéristique déterminante. Un exemple de caractéristique pourrait être que cette personne est prête pour une promotion qui lui donnerait plus de pouvoir au sein de l'entreprise.
Indiquez dans le rapport si vous avez parlé à quelqu'un d'autre pendant l'appel ou la visite. Vous avez peut-être parlé à une réceptionniste ou à un assistant, ou une autre personne de l'entreprise a peut-être participé à l'appel de vente. Assurez-vous d'inclure des informations pertinentes sur la tierce partie, par exemple si elle a la capacité de décider si la société achète auprès de vous.
Notez l'objet de l'appel et indiquez s'il a eu lieu en personne ou au téléphone. Vous avez peut-être tenté de vendre, d'obtenir des informations ou tout simplement de rattraper un client existant. Il est important de détailler le but de l'appel car votre superviseur et vous devrez analyser si l'appel a abouti ou non.
Ajoutez votre opinion sur le succès de l'appel au rapport d'appel. Le succès est généralement déterminé par le résultat. Par exemple, si le résultat final était une vente, l'appel a probablement abouti. Cependant, le succès n'est pas toujours noir ou blanc. Vous avez peut-être tenté d'établir un contact avec un nouveau client potentiel. Par conséquent, si vous pouviez parler avec cette personne, l'appel a abouti, qu'une vente ait été conclue ou non.
Incluez toute autre information jugée pertinente dans le rapport d’appel. L’apparence du bureau ou l’atmosphère de la personne avec laquelle vous parlez pourrait potentiellement être pertinente pour le résultat final de l’appel ou de la visite. En outre, de telles informations peuvent dicter votre approche pour contacter cette personne à l’avenir. Par exemple, si votre approche commerciale semble agacer un client potentiel, votre superviseur peut suggérer à un autre vendeur de votre bureau proposant une approche de vente différente de contacter ultérieurement cette personne en particulier.
Conseils
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Veillez à utiliser l'orthographe et la grammaire appropriées dans vos rapports d'appels. Vous ne voulez pas embêter votre superviseur avec des erreurs simples. Après tout, il utilise peut-être vos rapports d'appels pour évaluer votre performance au travail et sa valeur pour l'entreprise.
