Le US Post Office, ou USPS, définit les lettres d’information comme des envois postaux de format lettre ou des envois automatiques non formatés. Les entreprises, les organisations associatives et les organisations à but non lucratif utilisent les bulletins d'information comme outils de communication. Les newsletters peuvent être de simples documents produits avec des modèles ou des travaux graphiques produits par des professionnels. Les organisations peuvent avoir besoin d'envoyer quelques dizaines ou plusieurs centaines de lettres d'information. L'envoi de newsletters en tant qu'auto-expéditeurs permet de gagner du temps et de réduire les coûts liés au remplissage des enveloppes. L'USPS vous oblige à effectuer des travaux préalables pour éviter les frais supplémentaires facturés pour le courrier non mécanisable, c'est-à-dire le courrier qui ne répond pas aux normes de poids et de scellement.
Imprimez votre lettre d’information sur du papier standard 8 ½ sur 11 afin de permettre la création d’un courrier à trois volets. Cette étape est nécessaire pour la détermination du prix des lettres, que vous souhaitiez utiliser le traitement du courrier en vrac ou appliquer un affranchissement et déposer les lettres d'information dans une boîte aux lettres. L’USPS exige que l’on emploie du papier pesant au moins 20 lb dans les envois trifold avec deux languettes pour le sceller. Les exigences relatives au grammage du papier utilisé dans le scellement d’un onglet dépendent du nombre de feuilles de papier constituant le document.
Pliez votre bulletin d’information jusqu’à une taille d’au moins 3 ½ pouces de hauteur, 5 pouces de long et 0,007 pouce d’épaisseur et pas plus de 6 1/8 pouces de hauteur, 11 ½ pouces de long et ¼ de pouce d'épaisseur. Une simple feuille à trois volets crée un envoi automatique qui équivaut à une enveloppe postale n ° 10.
Scellez l'extrémité ouverte de votre lettre d'information pliée avec des languettes adhésives, des joints d'étanchéité à l'eau ou du ruban adhésif. L'USPS recommande de placer le pli au bas de la lettre d'information, qui est le côté du document situé en dessous de l'adresse, et de sécuriser l'extrémité ouverte en haut avec des languettes adhésives, des joints d'étanchéité à l'eau ou du ruban adhésif. Si vous utilisez un seul onglet, USPS nécessite le bord plié au bas de l'expéditeur automatique. Toutefois, si vous utilisez deux onglets, le bord replié peut se trouver en bas ou en haut. Lorsque vous utilisez deux onglets, placez-les à moins d’un pouce des bords de l’éditeur de courrier. Sécuriser les bords ouverts de la lettre d'information au besoin empêche le document de se coincer dans les machines de traitement de courrier à grande vitesse USPS.
Triez vos lettres d’information par code postal si vous souhaitez utiliser le traitement du courrier en nombre et le courrier standard. Vous devrez contacter le service de courrier en nombre de votre région pour obtenir un formulaire et des instructions supplémentaires. L'affranchissement du courrier en nombre est inférieur à celui d'une seule pièce puisque vous triez le courrier. Le minimum requis pour la quantité de pièces dans un envoi groupé est de 200 pièces ou 50 lb de courrier. Une seule pièce de courrier dans l'envoi en nombre doit peser moins de 16 onces. Les lettres d’information, que l’USPS n’exige pas que vous envoyiez des courrier ou des périodiques de première classe, peuvent être envoyées sous forme de courrier standard à des prix plus bas, accessibles aux organisations à but non lucratif.
Apportez vos lettres d’information au bureau de poste pour le comptage postal et l’envoi si vous avez moins de pièces que nécessaire pour l’envoi en nombre. Vous pouvez également peser et affranchir vos lettres d’information et les déposer dans une boîte aux lettres.
Articles dont vous aurez besoin
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Ruban
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Joints adhésifs
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Joints d'eau
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Tampon de la Poste
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Mètre d'affranchissement
Conseils
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Économisez de l'argent sur les frais d'envoi et utilisez moins de papier en envoyant des courriers électroniques à ceux qui préfèrent la distribution électronique.
