La comptabilisation de l'argent est essentielle à l'exploitation d'une entreprise. Surveiller le flux de trésorerie dans votre entreprise de la manière la plus simple possible consiste à enregistrer les transactions de base des dépôts et des retraits et à préparer le solde du compte. Une solution consiste à créer des impressions de feuille de calcul pouvant être complétées et conservées dans vos fichiers. Voici quelques étapes pour y parvenir en utilisant Microsoft Office.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Microsoft Office Suite 2007
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Imprimante
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Papier d'impression
Préparer une fiche de dépôt
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Microsoft Excel et répertoriez les informations suivantes dans trois colonnes.
En haut de la page, mettez en surbrillance les deux premières cellules de la première ligne et cliquez sur "Fusionner et centrer" dans l'onglet "Accueil" des sections "Alignement". Cela va fusionner les deux cellules de la colonne un et deux. Tapez 'Nom de l'organisation.' Passez à la cellule suivante dans la première ligne et tapez 'Account #'
Fusionnez les deux premières cellules de la deuxième ligne, puis tapez "Personne responsable". Passez à la cellule suivante de la deuxième ligne et tapez "Date".
Placez le curseur dans la première cellule de la troisième ligne et tapez "Vérifications". Passez à la cellule suivante et tapez "Montant". Passez à la cellule suivante et tapez "Total". Placez ensuite le curseur dans la première cellule de la ligne suivante et tapez «Check #». Puis passez à la cellule suivante et à la troisième cellule. Dans la cellule, tapez un signe égal, mais si vous le faites, Excel pensera que vous êtes sur le point de taper une formule. Vous devrez donc formater correctement la cellule pour interpréter l'entrée comme une entrée générale et non comme une formule. Dans l'onglet "Accueil", sous la section "Nombres", localisez la liste déroulante "Général". Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez "Texte". Puis tapez le signe égal.
Copiez la ligne pour créer de la place pour répertorier plusieurs vérifications sur la feuille de calcul. Mettez en surbrillance ces trois cellules. Excel formera une bordure autour des trois cellules et une petite boîte apparaîtra dans le coin inférieur droit de la troisième cellule. Placez votre curseur sur la petite boîte et faites glisser pour agrandir le tableau de huit ou dix rangées.
Placez le curseur dans la première cellule de la ligne vide suivante et tapez "Factures en dollars". Passez à la cellule suivante et tapez "Tally". Passez à la cellule suivante et tapez "Total".
Tapez ce qui suit dans les première et troisième cellules des six lignes suivantes.
Billets d'un dollar
Ones (1 $)
Fives (5 $)
Des dizaines (10 $)
Twentys (20 $)
Fiftys (50 $)
Des centaines (100 $)
Total x 1,00 = x 5,00 = x 10,00 = x 20,00 = x 50,00 = x 100,00 =
Placez le curseur dans la première cellule de la ligne vide suivante et tapez "Coins". Passez à la cellule suivante et tapez "Tally". Passez à la cellule suivante et tapez "Total".
Tapez ce qui suit dans les première et troisième cellules pour les quatre lignes suivantes.
Pièces de monnaie
Penny (0,01 $)
Nickels (0,05 $)
Dimes (0,10 $)
Trimestres (0,25 $)
Total x 0,01 = x 0,05 = x 0,10 = x 0,25 =
Fusionnez les deux premières cellules de la ligne vide suivante et tapez "Dépôt total". Laissez la cellule suivante vide pour renseigner les informations. Utilisez la fonction "Pensées" de l'onglet "Accueil" pour créer des lignes de grille autour du texte. Apportez toutes les modifications finales, puis enregistrez et imprimez. Faites plusieurs copies du formulaire pour une utilisation ultérieure ou remplissez le formulaire à l'écran et imprimez-le pour vos dossiers.
Préparer une fiche de retrait
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Microsoft Excel et répertoriez les informations suivantes dans quatre colonnes. La première colonne doit répertorier les titres d'informations requis et la seconde colonne doit être laissée en blanc pour permettre la saisie d'informations. Vous voudrez peut-être ajouter ou supprimer des titres à personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise.
Mettez en surbrillance les deux premières cellules en haut de la page dans la première ligne, puis cliquez sur "Fusionner et centrer" dans l'onglet "Accueil" des sections "Alignement". Cela va fusionner les deux cellules de la colonne un et deux. Tapez "Nom de l'organisation". Passez à la cellule suivante dans la première ligne et tapez 'Account #'
Fusionnez les deux premières cellules de la deuxième ligne, puis tapez "Personne responsable". Passez à la cellule suivante de la deuxième ligne et tapez "Date".
Placez le curseur dans la première cellule de la troisième ligne et tapez "Date". Puis passez à la cellule suivante et tapez "Reason". Puis passez à la cellule suivante et tapez "Montant".
Laissez plusieurs lignes vides pour plusieurs entrées. Mettez à jour cette feuille de travail au fur et à mesure des retraits d'espèces. Décidez si vous voulez totaliser ces retraits sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou même trimestrielle. Lorsque vous avez terminé avec vos entrées pour la période que vous avez sélectionnée, fusionnez les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez "Total des retraits". Laissez la cellule suivante vide pour renseigner les informations. Utilisez la fonction "Pensées" de l'onglet "Accueil" pour créer des lignes de grille autour du texte.
Effectuez toutes les modifications finales, puis sauvegardez. Remplissez le formulaire à l'écran et imprimez pour vos dossiers.
Bilan
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Microsoft Excel et répertoriez les informations suivantes dans quatre colonnes.
En haut de la page, mettez en surbrillance les deux premières cellules de la première ligne et cliquez sur "Fusionner et centrer" dans l'onglet "Accueil" des sections "Alignement". Cela va fusionner les deux cellules de la colonne un et deux. Puis tapez "Nom de l'organisation". Passez à la cellule suivante dans la première ligne et tapez 'Account #'
Fusionnez les deux premières cellules de la deuxième ligne, puis tapez "Personne responsable". Passez à la cellule suivante de la deuxième ligne et tapez "Date".
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Solde du compte initial». Laissez la quatrième cellule vide pour remplir le montant.
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Revenu». Laissez la quatrième cellule vide pour remplir le montant. Dans la deuxième cellule des plusieurs lignes suivantes, tapez tous les titres de source de revenus que votre entreprise reçoit. Laissez la troisième cellule vide. Remplissez les montants dans la quatrième cellule.
Fusionnez les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez "Revenu total". Laissez la quatrième cellule vide pour indiquer le montant total.
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Passifs». Laissez les cellules vides. Dans la deuxième cellule de la ligne vide suivante, entrez "Dépenses". Dans la troisième cellule de la rangée suivante, indiquez toutes les dépenses de votre entreprise. Cela inclurait des choses comme le loyer, le téléphone et les fournitures. Laissez la quatrième cellule vide pour remplir le montant.
Fusionnez les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez "Total" Dépenses. " Laissez la quatrième cellule vide pour indiquer le montant total.
Tapez 'Payables' dans la deuxième cellule de la ligne vide suivante. Dans la troisième cellule des plusieurs lignes suivantes, répertoriez tous les noms de fournisseurs ou d’entrepreneurs pour lesquels vous payez des produits ou des services. Cela comprend des éléments tels que des frais pour des services fournis par des fournisseurs tels qu'un CPA, un cabinet de marketing ou peut-être des matériaux de construction. Laissez la quatrième cellule vide pour remplir le montant.
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Total des dettes». Laissez la quatrième cellule vide pour indiquer le montant total.
Tapez 'Retraits' dans la deuxième cellule de la ligne vide suivante. Dans la troisième cellule de la rangée suivante, répertoriez toutes les raisons pour lesquelles vous avez tiré de l'argent de votre compte. Reportez-vous à votre fiche de retrait pour un enregistrement précis. Laissez la quatrième cellule vide pour remplir le montant.
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Total des retraits». Laissez la quatrième cellule vide pour indiquer le montant total.
Fusionner les trois premières cellules de la ligne vide suivante et tapez «Total des dettes». Laissez la quatrième cellule vide pour indiquer le montant total.
Solde restant: ajoutez le solde restant et le total des revenus. Ensuite, soustrayez le total des dépenses, des créditeurs et des retraits. Le résultat est votre solde restant.
Utilisez la fonction "Pensées" de l'onglet "Accueil" pour créer des lignes de grille autour du texte. Effectuez toutes les modifications finales, puis sauvegardez. Remplissez le formulaire à l'écran et imprimez pour vos dossiers.
Conseils
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Utilisez une machine à additionner à 10 clés pour calculer le total de tous les chèques que vous recevez. Vous devriez faire une copie de l'addition cassette. Conservez la copie pour la feuille de travail à la fin.
Enregistrez les feuilles de travail après avoir entré vos informations afin de pouvoir les conserver jusqu'à ce que vous soyez prêt à imprimer et à classer. Il peut également être judicieux de conserver une feuille de calcul opérationnelle pour la sauvegarde.
Enregistrez toujours un motif de retrait d’argent afin de pouvoir comptabiliser la réduction d’argent sur le compte.
Il peut être avantageux d’acheter un coffre-fort ou un coffre-fort pouvant être conservé au bureau entre les dépôts.
Attention
Les feuilles de calcul pouvant générer plusieurs pages, vous devrez peut-être ajuster le format afin d'obtenir l'apparence de la feuille de calcul souhaitée.
