La séparation des tâches en espèces est une tactique visant à réduire le risque de perte d’argent accidentelle ou intentionnelle chez les employés. La personne la plus susceptible de voler de l'argent d'une entreprise est un employé de longue date dans un environnement de travail où la séparation des tâches est insuffisante. La séparation des tâches en espèces est plus courante dans les grandes entreprises, mais les petites entreprises peuvent également bénéficier d’une séparation minimale des tâches ou d’un gestionnaire chargé de superviser et d’examiner minutieusement les tâches en espèces. La séparation adéquate des tâches dans une entreprise de paiement en espèces nécessite une autorisation, une garde, un enregistrement et un rapprochement.
Autorisation
L'autorisation est la première étape de la chaîne de traçabilité. Une seule personne est autorisée à effectuer une tâche. Par exemple, une personne peut recevoir du courrier et des chèques, mais elle ne doit pas conserver les chèques sous sa garde, les enregistrer ou rapprocher le grand livre dans lequel les chèques ont été saisis. De plus, il peut autoriser ou préparer des dépôts, mais il ne peut pas aller à la banque pour déposer de l'argent. Parfois, dans une petite entreprise, la personne qui autorise un chèque ne peut le réconcilier que si un autre employé ou directeur l’a déposée et enregistrée.
Garde
La durée de la détention dépend du devoir. Par exemple, une caissière manipulant de l’argent pour un poste de huit heures ne doit généralement pas concilier son propre tiroir-caisse. Il serait acceptable pour elle de compter et d'enregistrer ses totaux en fin de journée, mais un supérieur hiérarchique devrait rapprocher les totaux afin de vérifier l'argent contre les récépissés. Cela garantit que tout l'argent est comptabilisé et qu'aucun ne manque.
Enregistrement
L'enregistrement est le devoir de trésorerie qui oblige un responsable ou un employé à enregistrer physiquement ou électroniquement un total de trésorerie dans les livres de comptabilité de la société. Cette taxe assure une trace papier qui suit l'argent. Dans notre exemple précédent, le gestionnaire qui a rapproché le tiroir-caisse devrait demander à un autre gestionnaire de consigner les espèces pour dépôt ou les fonds en caisse. Lorsque plusieurs personnes manipulent de l'argent, il est essentiel de séparer les tâches tout au long de la chaîne de traçabilité.
Réconciliation
Le rapprochement est la dernière étape de la séparation des tâches en espèces et de la chaîne de traçabilité. Cela garantit que toutes les personnes ayant manipulé l'argent ont correctement comptabilisé l'argent, les chèques ou les dépôts. Lorsqu'un responsable ou un employé rapproche le total des liquidités de la journée ou de la semaine, cela permet à l'entreprise de détecter les erreurs de comptabilité ou de découvrir un vol interne potentiel. L'entreprise doit toujours avoir une personne de rapprochement différente de celle qui a reçu, manipulé ou enregistré l'argent.
