Comment mettre en place une tombola

Organiser un tirage au sort peut être un moyen excitant de collecter des fonds pour votre projet philanthropique, votre voyage au club ou toute autre activité spéciale. En règle générale, une activité de groupe est une loterie qui offre aux volontaires un moyen d’aider leur cause et permet à un ou plusieurs supporters de s’amuser à gagner. Suivez les étapes ci-dessous pour mener à bien un tirage au sort.

Premiers pas

Déterminez si votre organisation est autorisée à collecter des fonds via un tirage au sort. Si vous et les autres membres d'un club de loisirs indépendant décide d'organiser une tombola entre vous, ce n'est pas une considération. Cependant, si vous souhaitez collecter des fonds en vendant des billets à des non-membres, c'est-à-dire au public, vous devez vérifier les lois locales et nationales régissant le commerce et parfois les jeux.

Découvrez quel type de réglementation vous devez collecter et comptabiliser pour de l'argent. Les lois locales et nationales réglementent la manière de procéder. Vérifiez si votre organisation a besoin d'un statut d'exonération spécifique pour organiser un tirage au sort.

Déterminez l'attitude de tout groupe plus important auquel vous êtes affilié vis-à-vis des tirages au sort. Si votre groupe est un chapitre d'une grande organisation, vérifiez les règlements pour vous assurer de votre conformité. Certaines confessions religieuses et organisations civiques nationales interdisent les tirages au sort, pour des raisons éthiques liées au jeu ou dans le cadre de leur plus grande mission de service à la communauté.

Organiser votre tombola

Décidez combien d'argent votre groupe veut collecter. Cela déterminera la façon dont vous localisez les prix, planifiez et publiez votre tirage au sort et vendez suffisamment de billets. Si, par exemple, votre objectif principal est d'honorer une artisane talentueuse en tirant au sort sa magnifique courtepointe lors de votre bazar annuel, vous n'aurez besoin que de quelques personnes pour que votre tirage se réalise. Tirer une voiture pour apporter une contribution majeure à la campagne nationale d’une organisation mère nécessitera plus de personnes et plus de planification.

Établissez un horaire que vos bénévoles peuvent rencontrer. Prévoyez du temps pour localiser les prix, imprimer les billets et faire connaître votre projet à la communauté. Assurez-vous que les volontaires comprennent leurs responsabilités et seront en mesure de les assumer. Établissez un moyen de collecter et de comptabiliser l'argent avant de commencer d'autres activités. Vous devez également établir les règles de votre publicité: les acheteurs de billets ont besoin de connaître le but du tirage au sort, l'heure et la date du tirage au sort et comment les gagnants seront informés. Ces informations doivent figurer dans les avis, les communiqués de presse et les affiches, ainsi que sur vos billets.

Assignez les responsabilités des volontaires et soyez prêt à leur apporter un soutien s'ils en ont besoin. Même si vous avez mis en place un comité officiellement chargé de diriger le tirage au sort, assurez-vous que tous les autres membres du groupe sont bien informés et encouragés à participer. Un volontaire qui a un accident ou une maladie soudaine peut avoir besoin de renfort. Faire participer tous les volontaires au tirage au sort à un certain niveau facilite le remplacement d'un membre du comité ou l'élargissement des responsabilités plutôt que de laisser les membres généraux laisser le travail à la tâche du comité.

Déterminez si vous avez besoin d’argent pour le faire et établissez un budget. Cela devrait inclure les coûts d'impression des billets et des affiches, les frais d'affranchissement de toute publicité envoyée par la poste, le transport des prix si nécessaire et les frais d'accueil liés à votre tirage au sort. Établir une méthode pour rembourser les dépenses personnelles des volontaires. Par exemple: votre organisation a reçu un go-cart pour tirer au sort votre programme jeunesse. C'est un prix fabuleux - mais assurez-vous de savoir comment le prix sera attribué au gagnant! Vous devez être précis: le donneur livrera gratuitement; un volontaire le fera si vous payez de l'essence pour son camion; ou le gagnant doit prendre ses propres dispositions.

Obtenir des résultats

Vérifiez fréquemment avec les volontaires pendant la période de publicité et de vente de billets. Assurez-vous que le message circule, répondez aux éventuelles questions ou confusions et assurez-vous que les fonds sont collectés et remis rapidement. Surtout, assurez-vous que vos bénévoles savent à quel point leur travail est valorisé.

Effectuez votre dessin comme prévu. Si vous en faites un événement spécial, vous pouvez offrir des rafraîchissements aux participants. Invitez vos donateurs. Assurez-vous que tous vos bénévoles sachent exactement quand le tirage aura lieu et qui aura gagné.

Prévoyez un moyen de remercier vos bénévoles pour leur travail acharné. Écrivez une lettre à chacun, donnez-leur un petit cadeau de remerciement ou organisez une fête de remerciement. Vous avez atteint votre objectif avec un grand tirage au sort. Reconnaissez le travail de vos bénévoles et ils seront prêts à vous aider lors du prochain événement.