Lorsque les entreprises ont commencé à utiliser un grand nombre d’ordinateurs, les experts ont annoncé l’avènement de la «société sans papier». La révolution informatique a encore du chemin à faire pour tenir cette promesse. Néanmoins, les processus traditionnels sur papier, tant professionnels que personnels, continuent de migrer vers des formulaires plus informatisés, et ce pour de très bonnes raisons.
Les documents
L'ordinateur a apporté une grande facilité et flexibilité pour la création et l'édition de documents. Contrairement à une machine à écrire, les programmes de traitement de texte informatisés offrent un choix presque illimité de styles, de polices et de formats de documents. Les erreurs de frappe peuvent être facilement corrigées à l'écran sans nécessiter de liquide correcteur ni de ruban correcteur. Des blocs de texte entiers peuvent être facilement copiés d'un document à un autre sans qu'il soit nécessaire de les ressaisir. Les photos et autres graphiques peuvent être inclus dans le document avec très peu d'effort.
Partage
Le partage de documents avec un système informatisé est simple. Il n'est pas nécessaire de faire des copies physiques du document, puis de les envoyer par courrier ou par fax aux destinataires. Un document archivé dans un système informatisé peut être partagé avec toute autre personne ayant accès à ce système, simplement en leur demandant d'afficher le document sur leur propre écran d'ordinateur. Les documents peuvent être partagés en dehors de l'entreprise en les attachant simplement à un courrier électronique envoyé au destinataire.
Dépôt
L'objectif du classement n'est pas seulement de stocker des documents, mais également de les rendre facilement accessibles. L'ordinateur excelle dans ce domaine d'une manière que le simple classeur ne pourrait jamais. Les documents classés dans un système informatisé sont automatiquement indexés par le système de contrôle des fichiers de l'ordinateur. Ces index sont automatiquement mis à jour et gérés par le système, quelle que soit la fréquence à laquelle le document peut être déplacé ou modifié. Les documents peuvent même être localisés en demandant à l'ordinateur de rechercher un grand nombre de documents à la recherche de mots ou de phrases spécifiques. De plus, les systèmes de classement informatisés peuvent stocker un grand nombre de documents dans une infime fraction de l'espace requis par les classeurs physiques.
La fonctionnalité
Loin d’être une simple représentation électronique d’un document papier statique, un document électronique peut devenir une entité véritablement interactive. Une version électronique d'un formulaire à compléter, par exemple, peut permettre la saisie de données directement dans le document avec une vérification et une vérification des erreurs en temps réel. Les calculs et les fonctionnalités peuvent être intégrés directement dans le document. Par exemple, un client existant peut être répertorié sur un document électronique en utilisant le fichier de la base de données client de l'ordinateur pour permettre à l'utilisateur de sélectionner simplement le nom du client dans une liste de tous les clients du fichier. La logique intégrée au document transfère alors automatiquement les informations du client dans le document, y compris les adresses, les numéros de comptabilité du client ou toute autre donnée souhaitée.
sécurité
La sécurité physique des fichiers d’une entreprise est de la plus haute importance. Les fichiers doivent être protégés contre les dommages physiques ou la destruction. L'accès aux fichiers par du personnel non autorisé doit également être empêché. Un système de classement informatisé simplifie ces tâches. Des copies de fichiers informatisés peuvent facilement être créées et stockées à divers endroits, à la fois sur plusieurs plates-formes informatiques du réseau ou sur des supports de données amovibles pour un stockage physique hors site. Les fichiers du système informatique peuvent également être cryptés pour les rendre illisibles par ceux qui n'ont pas la permission de visualiser les fichiers.
