Demander un paiement sur une facture en souffrance nécessite une approche équilibrée entre affirmation de soi et professionnalisme. Conservez des enregistrements détaillés pour faciliter le processus et suivez les factures par numéro et par date de service. Définissez vos conditions de paiement sur chaque facture, de sorte que vous puissiez vous référer à la politique de votre entreprise lors des enquêtes de recouvrement et de suivi.
Appel téléphonique amical
Faites un appel téléphonique pour demander le paiement sur une facture en retard. Cela peut être particulièrement efficace si vous entretenez une relation familière avec le client et supposez que le retard de paiement est un oubli. Par exemple, «Bonjour Stan, voici Jane Smith de la société ABC. Je veux m'assurer que vous avez bien reçu la facture que nous vous avons envoyée pour l'envoi du mois dernier. Il était daté du 15 janvier 2015. Il est en retard depuis 10 jours, alors je me demande s’il a été égaré? Je peux t'en envoyer une copie maintenant si tu veux.
Appel téléphonique formel
Si vous essayez de faire payer une facture par l’intermédiaire du service de la comptabilité d’une grande entreprise ou par un client particulier inconnu, un ton plus formel est approprié. Identifiez-vous, soyez précis sur la nature de l'appel et faites votre demande. «Voici Jane Smith de la société ABC. J'appelle au sujet de la facture 1234 qui vous a été envoyée par courrier le 15 janvier 2015. La facture est impayée et j'appelle aujourd'hui pour vous demander quel type de paiement vous souhaitez effectuer."
Demande écrite
Tout comme les appels téléphoniques formels et informels, la manière dont vous faites une demande écrite de paiement dépend de la nature de votre relation commerciale. Un e-mail informel à un client régulier peut être simple, par exemple: «Il suffit de vérifier votre facture impayée du mois dernier. Je joins une autre copie au cas où vous en auriez besoin. »Il peut également être formel et assertif, en notant la nature de la délinquance et les conséquences en cas de non-paiement continu. "Si ce compte reste impayé pendant plus de 30 jours à compter de la date de facturation, vous serez soumis à des frais de retard de 10% et aux efforts de recouvrement futurs."
Faire le paiement facile
Lors de votre demande de paiement, donnez à la coutume plusieurs options pour accélérer la transaction. Par exemple, offrez d'accepter le paiement par carte de crédit par téléphone, en espèces ou par mandat postal ou par paiement électronique via un site bancaire en ligne ou un site de paiement en ligne. Demandez un paiement immédiat pour éviter des retards supplémentaires. Si le client ne peut pas payer, demandez un paiement partiel ou un accord de paiement à une date ultérieure prédéterminée. Mettez tous les accords par écrit.
Prendre des mesures juridiques
Votre demande de paiement peut avoir plus de poids si vous avez un avocat le rédiger. Cela peut être un élément à prendre en compte lorsque le montant de la facture en attente est important ou en retard de plus de 90 jours. Vous pouvez également envisager une cour des petites créances ou le recours à une agence de recouvrement pour vous aider dans vos efforts. Ne laissez pas les comptes impayés s’attarder pendant des mois. Plus une facture est impayée, plus il est probable que le paiement ne soit pas payé.
