L'amélioration des processus est essentielle pour les entreprises et en particulier pour les soins de santé. Les soins de santé ont fait l'objet d'un examen minutieux en raison de l'augmentation des coûts. Même les hôpitaux, les cliniques et les médecins qui se portent bien dans les domaines des soins et des coûts peuvent toujours s'améliorer. Lean et Six Sigma ne sont que deux outils qui vous guideront dans la recherche d'opportunités d'amélioration des soins de santé, ayant un impact positif sur les soins aux patients et les relations avec les médecins, les employés, les fournisseurs et les clients.
Identifiez les opportunités d'amélioration des soins de santé en définissant des objectifs. Cela devrait être fait dans un ordre descendant, où les objectifs de l'ensemble de l'organisation sont identifiés, puis les objectifs de chaque département sont identifiés et enfin les objectifs de chaque processus sont identifiés. Les objectifs à l’échelle de l’organisation peuvent inclure une position plus élevée dans des associations d’accréditation et de compte rendu de soins de santé telles que la Commission mixte, une réduction des coûts globaux, une augmentation du nombre de patients, un roulement du personnel réduit et davantage de médecins en exercice. Les objectifs à l’échelle du département peuvent inclure une réduction des délais d’exécution des procédures, une diminution du double des écritures et une satisfaction accrue des employés. Les objectifs de processus peuvent inclure des temps d'attente réduits pour les patients et des processus rationalisés. Utilisez des outils tels que: les déclarations de mission, les cartes de processus et la cartographie des flux de valeur. Les cartes de processus montrent une procédure dans son intégralité, y compris un calendrier et des ressources. Une carte de flux de valeur met l'accent sur les parties d'un processus à valeur ajoutée, s'exécutant horizontalement sur la carte de flux de valeur, tandis que les parties du processus sans valeur ajoutée sont indiquées verticalement.
Cherchez des moyens de mesurer les objectifs de l'organisation, des départements et des processus, à l'aide de tableaux de bord et d'échantillonnage de données. Les tableaux de bord sont utilisés pour montrer visuellement l'état d'un processus par rapport à la réalisation d'un objectif. Un tableau de bord indique quelle partie du processus est mesurée, par exemple le nombre de patients par jour, quel est le nombre actuel par rapport à l'objectif et dont le code de couleur conditionnel a un impact visuel, indiquant si le processus est conforme à la cible (vert), risque de ne pas faire de cible (jaune) ou de ne pas faire de cible sans mesures drastiques (rouge). L'échantillonnage de données recueille des informations pour l'analyse statistique et prend en compte les points de données - le délai d'exécution des procédures.
Collectez des données et analysez-les pour identifier les valeurs aberrantes qui permettront d'identifier les opportunités d'amélioration. Les données collectées dépendront beaucoup du temps ou de l’objectif à mesurer. Par exemple, si vous souhaitez améliorer le nombre de réécritures de chèques requises, vos données incluront toutes les chèques écrits. les chèques réécrits sont indiqués comme tels, de sorte que vous puissiez trouver un pourcentage permettant de connaître votre point de départ. Une valeur aberrante est un point de données situé en dehors de la majorité des points de données. Les valeurs aberrantes sont des opportunités d'amélioration rapide. Une valeur aberrante peut être un délai d’exécution sur une lecture aux rayons X qui prend 24 heures car les résultats de lecture ont été égarés dans une boîte de réception. Une solution rapide à ce problème consisterait à configurer une alerte par courrier électronique lorsque les messages du radiologue, externalisé ou interne, sont reçus.
Utilisez des outils tels que ANOVA, écart type, analyse de régression et test de normalité pour analyser les données. ANOVA, analyse de variance, est un calcul statistique qui identifie les sources de variance. Les points de données peuvent être le temps par patient dans les salles d'IRM. Les sources de variation dans les heures peuvent être le jour de la semaine, le médecin demandeur, l’âge du patient, le sexe du patient ou le nombre de membres du personnel. L'écart-type ne prend pas en compte les variances individuelles au sein des points de données, mais recherche la norme des points de données collectés et, ce faisant, identifie les points de données hors de la norme. Ce sont des exemples qui doivent être examinés pour déterminer ce qui est arrivé pour produire un point de données en dehors de la norme. L'analyse de régression crée un modèle de prévision avec de nombreuses variables. Les tests de normalité suivent un processus pour déterminer si un modèle est réaliste et atteint les résultats souhaités. Si l'objectif est de disposer d'un délai d'exécution de trois heures pour l'imagerie, l'information suivante sera insérée dans un test de normalité: minutes à partir de la création de l'image et son envoi au radiologue, l'heure de lecture par le radiologue le temps nécessaire pour que les résultats soient renvoyés à l’organisation des soins de santé et le temps nécessaire pour les résultats au médecin traitant. Si ces temps ne totalisent pas moins de trois heures dans des circonstances normales, le modèle ne remplira pas les objectifs souhaités.
Utilisez les objectifs, les mesures, les données et l’analyse statistique pour identifier les possibilités d’amélioration, en utilisant des outils tels que: matrice de contrôle / influence, brainstorming, critique pour la qualité, voix du client, arbres de réalité actuels et arbres de prérequis. Une matrice de contrôle / influence dirige une équipe de projet à travers des parties d'un processus, déterminant si l'équipe de projet a le contrôle, une influence ou pas du tout, une influence au cours d'une partie du processus. Des discussions doivent avoir lieu avec toutes les parties intéressées d'un processus: le propriétaire du processus (gestion), les processeurs (employés) et les clients (patients ou médecins) pour déterminer ce qui est essentiel à la qualité. La voix du client se concentre sur l'amélioration en fonction de ses besoins et de ses désirs. Des entretiens, des enquêtes ou des questionnaires peuvent être utilisés pour savoir ce que dit le client. Les arbres de réalité actuels (CRT) montrent aux équipes de projet une liste actuelle des problèmes rencontrés dans un processus. Un CRT dirigera l'équipe de projet sur les effets en aval des problèmes rencontrés dans le processus. Une ordonnance incomplète d'un médecin peut avoir pour effet en aval qu'un patient attende pendant une heure dans une salle d'examen avec un peignoir en papier pendant que les membres du personnel tentent de localiser le médecin. Une arborescence de prérequis est lue de haut en bas, avec le résultat souhaité répertorié en haut et les prérequis pour obtenir ce résultat sont répertoriés en dessous. Les conditions préalables peuvent être des obstacles dans un processus actuel qui ne fonctionnent pas, tels que des instructions de laboratoire appropriées qui ne doivent pas être communiquées à un patient ou une partie d'un processus qui n'existe pas actuellement qui doit être inséré, telle que obliger tous les employés à utiliser dépôt direct.
