De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour automatiser les tâches comptables courantes, établir des contrôles et créer des rapports financiers. Avec plusieurs logiciels de comptabilité sur le marché, il en existe généralement un qui puisse répondre à la plupart des besoins d'une entreprise, qu'il s'agisse d'une grande entreprise ou d'une entreprise à propriétaire unique. Un logiciel de comptabilité peut vous faire gagner du temps et vous aider à conserver les données, mais l’utilisation d’un logiciel de comptabilité présente certains inconvénients.
Perte de données ou de service
Lorsqu'une entreprise dépend de logiciels de comptabilité, toute perte de service due à une panne d'électricité ou à une panne d'ordinateur peut entraîner une interruption de travail. Les interruptions de travail peuvent empêcher la saisie de nouvelles informations et empêcher l’accès aux informations stockées. En outre, si les informations ne sont pas correctement sauvegardées, une panne d'ordinateur peut entraîner une perte de données financières.
Information incorrecte
Les informations contenues dans un système de comptabilité sont aussi valides que les informations entrées dans le système. Étant donné que la plupart des systèmes comptables requièrent une certaine saisie manuelle des données, les résultats financiers pourraient être incorrects à moins que toutes les données saisies ne soient examinées. Si l’on a tendance à examiner uniquement les rapports finaux ou les résultats d’un système comptable, il peut être difficile de trouver des informations erronées.
Configuration du système
Chaque entreprise présente des aspects uniques qui peuvent poser problème lorsqu'elle tente d'adapter un progiciel de comptabilité générique à ses besoins. Bien que la personnalisation soit disponible pour de nombreux programmes, cela peut entraîner des temps d'arrêt et des inexactitudes potentielles s'il n'est pas effectué correctement. En outre, à mesure que les entreprises se développent, il peut être nécessaire de modifier les progiciels de comptabilité; cela pourrait causer une perturbation importante, car les informations doivent être migrées et une nouvelle formation est nécessaire pour le personnel.
Coût
Un inconvénient du logiciel de comptabilité est le coût impliqué. Outre les dépenses initiales liées à l'achat du logiciel, il existe des coûts de maintenance, de personnalisation, de formation et de matériel informatique. Les économies de temps peuvent en justifier le coût, mais certaines entreprises peuvent mettre des années avant qu'un investissement dans un logiciel de comptabilité ne soit rentabilisé.
Fraude
Les informations stockées électroniquement peuvent être manipulées et consultées si les contrôles appropriés et les mesures de sécurité ne sont pas en place. Des contrôles stricts sont nécessaires pour s’assurer que seul le personnel autorisé utilise le logiciel de comptabilité et a accès aux rapports. Étant donné que les données financières peuvent être sensibles et confidentielles, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité crée un potentiel de fraude.
