En vertu de la loi sur l’ajustement des travailleurs et le recyclage des travailleurs (WARN), les employeurs de 100 employés ou plus doivent donner un préavis de 60 jours civils à l’avance en cas de fermeture d’usines ou de licenciement collectif. Autrement, aucune loi n’oblige les employeurs ou les employés à donner des préavis de licenciement. Si l'employeur ou l'employé donne un préavis, un paiement tenant lieu de préavis signifie que le travailleur n'est pas obligé de calculer le délai de préavis, mais reçoit plutôt le paiement correspondant. Ou bien l’employeur peut donner à l’employé une indemnité compensatrice de préavis car il l’a licencié sans préavis. La rémunération tenant lieu de préavis appartient entièrement à l'employeur.
Vérifiez les exigences de votre conseil du travail de l'Etat pour une rémunération tenant lieu de préavis (voir Ressources). La loi d’un État peut exiger que le paiement soit considéré comme un préavis si la politique ou le contrat est clairement défini, auquel cas les employés doivent recevoir le salaire si un préavis est requis, mais qu’aucun n’a été donné. Vous pourriez être tenu de payer un salaire tenant lieu de préavis en fonction de la durée de votre service. Ou l'employeur peut offrir le paiement à sa discrétion. Dans ce dernier cas, l’employeur offre un certain montant de paiement car il n’a pas donné d’avis. C'est pour aider l'employé pendant qu'il cherche un nouvel emploi.
Calculez la rémunération tenant lieu de préavis pour les employés salariés. Supposons que la salariée donne un préavis de deux semaines à l'employeur mais que ce dernier décide de la laisser partir immédiatement. Supposons qu'elle gagne 57 000 $ par an et qu'elle soit payée toutes les deux semaines. Calcul: 57 000 $ / 26 périodes de paie aux deux semaines = 2 192,31 $, soit deux semaines de salaire.
Figure son salaire quotidien si vous voulez la payer pour un certain nombre de jours. Calcul: 57 000 $ / 26 périodes de paie aux deux semaines / 10 jours = 219,23 $, ou salaire journalier.
Calculez la rémunération tenant lieu de préavis pour les employés horaires. Multipliez les heures que vous souhaitez payer à l'employé selon le taux horaire pour obtenir le salaire total. Par exemple, si vous souhaitez payer le salaire en guise de préavis pour une semaine standard de 40 heures et que l'employé gagne 11,50 $ / heure, le calcul serait le suivant: 40 heures x 11,50 $ = 460 $.
Conseils
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La rémunération tenant lieu de préavis étant considérée comme un salaire, elle est généralement imposable et soumise à une retenue à la source. Utilisez la circulaire E de l’IRS pour calculer l’impôt fédéral sur le revenu et les impôts de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie, et suivez les directives de votre État en matière de retenue d'impôt sur le revenu.
En vertu de la loi ERISA (Employee Retirement Income and Security Act) de 1974, vous pouvez être tenu de déclarer votre paie tenant lieu de préavis ainsi que d’autres avantages sociaux (tels que les prestations de retraite) à l'Internal Revenue Service via le formulaire 5500. vous dire vos besoins.
