La gestion d'événements implique l'application de pratiques de gestion de projet à la conception, à la planification et à la coordination d'occasions spéciales telles que des fêtes, des collectes de fonds, des activités sportives et autres. En fonction de la taille de l'événement, des systèmes d'information (logiciels comprenant généralement un référentiel de données et une interface utilisateur permettant de manipuler les données) sont utilisés pour suivre le personnel et les ressources.
L'histoire
L’industrie de la gestion d’événements s’est considérablement développée au cours des 50 dernières années, les événements n’étant plus organisés exclusivement dans les grandes villes. Depuis 1949, le Conseil de liaison avec les conventions fournit des outils et des programmes aux professionnels de l’industrie. Son initiative d’échange de pratiques acceptées s’emploie à élaborer des normes pertinentes depuis 1997. En particulier, le Conseil consultatif sur la technologie cherche à élaborer des formulaires et des protocoles normalisés pour les systèmes d’information de gestion des événements. En assurant la compatibilité entre les systèmes, ces normes favorisent l'efficacité. Autrefois une profession relativement peu réglementée, la gestion d'événements est même devenue un domaine d'étude dans les universités, qui proposent des programmes de certificat et de diplôme. Ces programmes fournissent des instructions spécialisées sur les tâches courantes du système d’information de gestion des événements qui automatisent de nombreuses fonctions de planification et de logistique.
Une fonction
Un système d’information de gestion des événements est conçu pour faciliter le suivi du personnel et des ressources nécessaires à l’exécution des événements. En général, son objectif principal est de fournir un support pour la planification et l'enregistrement. En outre, d'autres fonctions permettent de faire correspondre les besoins en personnel à la disponibilité en personnel d'événements. Le système suit également les coûts et les dépenses. Après l'événement, le système produit des rapports pour le personnel administratif. Les systèmes d’information de gestion des événements permettent aux planificateurs d’utiliser des processus et des technologies pour coordonner les activités qui aboutissent à un événement bien organisé.
Caractéristiques
Utilisant des logiciels et du matériel spécialisés pour manipuler les informations et les données à l'aide de procédures spécifiées, les systèmes d'informations de gestion d'événements fournissent aux gestionnaires d'événements les informations dont ils ont besoin pour conserver un avantage concurrentiel. Les systèmes d’information de gestion d’événements permettent d’organiser des activités de divertissement, personnelles ou professionnelles. Des systèmes évolutifs vous permettent de planifier, de commercialiser et de vendre votre événement. En d'autres termes, que votre conférence, votre soirée ou votre salon professionnel soit grand ou petit, l'utilisation d'un système d'information de gestion d'événements vous aidera à le planifier et à le gérer.
Avantages
L'automatisation du processus d'inscription à l'aide d'un système d'information de gestion des événements réduit les erreurs et permet également de gagner du temps et de l'argent. La gestion des dons en ligne augmente la probabilité de contributions. Les mécanismes de production de lettres d'information et autres communications en ligne offrent un moyen peu coûteux (et respectueux de l'environnement) de toucher un large public et d'accroître la participation. En règle générale, les systèmes d’information de gestion des événements vous permettent de rationaliser les communications et de réduire vos coûts d’exploitation.
Considérations
Utilisez vos bases de données pour évaluer avec précision votre public pour chaque événement. Déterminez les stratégies marketing appropriées en fonction des résultats de vos événements passés. Analyser les données logistiques afin de déterminer les domaines nécessitant une amélioration opérationnelle.
