Garder une trace de l’ensemble des revenus et des dépenses de votre entreprise peut sembler fastidieux, même lorsque vous dirigez une petite entreprise. Il y a des calculs à faire, des rapports à préparer, des factures à payer et des taxes à déposer. La liste des données financières à compiler mensuellement, trimestriellement et annuellement est souvent interminable.
La bonne nouvelle est qu’il existe un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises qui permet de rationaliser le processus. Le bon logiciel vous permet de garder toutes vos informations financières au même endroit et d'accéder aux rapports en temps réel nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.
Pourquoi ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité pour petite entreprise?
Le logiciel de comptabilité pour petites entreprises permet même aux plus difficiles en mathématiques de conserver des enregistrements financiers précis. Au lieu de suivre manuellement les achats, les recettes et les bénéfices des feuilles de calcul sur votre ordinateur de bureau, vous pouvez économiser du temps et de la main-d’œuvre en effectuant le suivi de l’ensemble dans un programme de comptabilité électronique.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour petite entreprise présente de nombreux avantages qui peuvent aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Certains des avantages sont les suivants:
- Rationalise votre comptabilité. Avec le logiciel de comptabilité pour petites entreprises, vous avez accès à toutes vos informations financières en un seul endroit. Il n’est pas nécessaire de consulter plusieurs départements pour obtenir les informations dont vous avez besoin ou d’attendre la fin du mois pour examiner vos données financières. Au lieu de cela, vous pouvez vous connecter à votre logiciel de comptabilité à tout moment de la journée ou de la nuit, depuis n'importe quel appareil pour voir si les factures ont été payées, si les stocks ont été envoyés, quelle partie de votre entreprise est rentable et où vous pouvez apporter des améliorations.
- Réduit les erreurs humaines. Quelle que soit la compétence de vos employés, il y a toujours de la place pour les erreurs humaines. Le logiciel de comptabilité pour petites entreprises permet de réduire les erreurs dans les calculs et les rapports en assurant le suivi électronique des finances. Lorsque des processus tels que la facturation, la comptabilisation du temps et la collecte des factures sont effectués à l'aide du logiciel de comptabilité, la précision de vos états financiers augmente encore.
- Permet la collaboration en équipe. Le logiciel de comptabilité pour petites entreprises permet à plusieurs personnes d’accéder aux informations financières de votre entreprise. Vous souhaitez peut-être que les personnes chargées de la gestion de la paie, du marketing, des stocks et des ventes aient accès aux informations financières en temps réel de votre entreprise afin de mieux s'acquitter de leurs tâches. Avec un logiciel de comptabilité basé sur le cloud ou chargé sur l’ordinateur de chaque personne, les membres du personnel de l’ensemble de la société peuvent se connecter et obtenir les informations nécessaires.
- Fournit des informations. En appuyant simplement sur un bouton, le logiciel de comptabilité pour petites entreprises peut vous donner un aperçu immédiat de votre entreprise. Sur cette base, vous pouvez mieux adapter vos dépenses, vos efforts de vente, vos stocks et votre personnel pour rendre votre entreprise plus rentable.
- Garde les informations en sécurité. Le logiciel de comptabilité d’aujourd’hui est sécurisé et garantit que les informations de votre entreprise restent au sein de celle-ci. La plupart des logiciels chiffrent les informations de sorte que votre entreprise ne puisse y accéder. Beaucoup fournissent des entrées individuelles pour chaque employé afin que seules certaines personnes puissent voir certains aspects de vos informations financières. Par exemple, vous pouvez donner à votre responsable des ressources humaines un accès aux feuilles de temps et aux feuilles de paie et non à toutes les autres informations financières de votre entreprise. Si vous acceptez les paiements directement dans votre logiciel de comptabilité, ceux-ci sont également cryptés.
- Génère des rapports instantanés. La plupart des logiciels de comptabilité pour petites entreprises vous permettent de personnaliser les rapports dont vous avez besoin et d’y accéder instantanément lorsque vous le souhaitez. Vous pouvez instantanément extraire des rapports tels que votre compte de résultat, votre récapitulatif de la taxe de vente, votre historique de factures, les paiements encaissés et vos notes de frais. Cela permet de réduire le temps passé par vos employés pour rassembler ce type d'informations. Vous pouvez même générer automatiquement des rapports contenant des données d'une manière qui vous semble logique, tels que des graphiques à secteurs ou des graphiques.
- Fournit des rapports spécifiques à l'industrie. Si vous choisissez un logiciel de comptabilité pour petite entreprise spécifique à votre secteur, vous évitez de procéder à une personnalisation susceptible d'augmenter le prix du logiciel. Vous avez également accès à des rapports plus utiles pour votre entreprise. Par exemple, si vous êtes un fournisseur de soins de santé, vous aurez peut-être besoin d'une fonctionnalité vous permettant de facturer les compagnies d'assurance. Si vous trouvez un logiciel spécifique au secteur des soins de santé, cette fonctionnalité peut probablement être incluse ou constituer un complément plutôt abordable. Pour les logiciels destinés aux industries génériques, la création de cette fonctionnalité pour votre entreprise peut faire grimper le prix du logiciel.
- Vous tient au courant des meilleures pratiques. Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises peut maintenir votre entreprise au courant des meilleures pratiques comptables. Avec les mises à jour logicielles automatiques et les tutoriels sur les nouvelles fonctionnalités, vous pouvez rester au fait des dernières pratiques en matière de déclaration et d'impôts sans avoir à compter sur votre comptable.
Le bon type de logiciel de compte pour petite entreprise signifie moins de maux de tête et plus de temps pour que tous vos employés concentrent leurs énergies ailleurs. Alors, comment choisissez-vous le bon logiciel pour votre entreprise?
Quel logiciel de comptabilité est le mieux pour une petite entreprise?
Choisir un logiciel de comptabilité pour votre entreprise est souvent la partie la plus facile du processus. La partie la plus difficile est de décider quel logiciel spécifique utiliser.
Il existe diverses options sur le marché, dont la plupart peuvent être personnalisées en fonction de votre activité et de vos besoins. Avant de commencer le processus de détermination du logiciel de comptabilité pour petite entreprise à télécharger ou à télécharger, assurez-vous de connaître les fonctionnalités souhaitées. Prenez le temps de rechercher vos options et les fonctionnalités que chaque offre.
Créez une liste des fonctionnalités que vous souhaitez et une autre liste de celles que vous aimeriez avoir mais dont vous pourriez vous passer. Ceux-ci pourraient inclure:
- Gestion de l'inventaire.
- Bancaire
- Suivi de la paie et des feuilles de présence.
- Facturation
- Comptes débiteurs.
- Heures facturables.
- Commissions de ventes.
- Facturation automatique.
- Plusieurs utilisateurs.
Une fois que vous savez ce que vous voulez, commencez à évaluer vos options. Décidez si vous souhaitez télécharger le logiciel de comptabilité pour petite entreprise sur votre ordinateur ou si vous préférez avoir accès à un programme basé sur le cloud auquel vous pouvez accéder à partir de n'importe quel appareil. Il existe une large gamme de prix en fonction du programme que vous choisissez, des fonctionnalités que vous aimez et de la personnalisation à effectuer. Ayez un budget à l’esprit avant de prendre une décision finale, en gardant à l’esprit que le coût augmente lorsque vous optez pour une personnalisation accrue.
Déterminez également quel logiciel de comptabilité pour petite entreprise est le plus intuitif à utiliser. Bien que de nombreux produits présentent des fonctionnalités similaires, le tableau de bord et la mise en œuvre du produit peuvent varier. Choisissez-en un qui vous convient le mieux. Assurez-vous donc de voir une démonstration des produits qui vous intéressent. Ainsi, vous pourrez vous faire une idée de la manière dont vous utiliseriez le produit et de la facilité de navigation. La dernière chose que vous voulez faire est d'investir beaucoup d'argent dans un téléchargement de logiciel de comptabilité pour petite entreprise qui est trop frustrant pour vous.
En plus d'essayer le programme, obtenez une liste de références qui utilisent le logiciel qui vous intéresse. Si possible, trouvez-en une qui appartient à une industrie similaire à la vôtre, car elle est susceptible d'utiliser le logiciel de la même manière vous le feriez Posez des questions sur le processus de mise en œuvre, le fonctionnement des fonctionnalités personnalisées et le degré de réactivité de l'équipe du service clientèle. Les réponses que vous obtenez peuvent vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Si vous en avez un, vérifiez également auprès de votre service informatique avant de prendre une décision. Vous pouvez avoir des limites de stockage ou de bande passante qui rendent certains programmes impossibles à avoir dans votre entreprise. Les détails techniques de cette opération sont préférables aux personnes ayant une bonne compréhension des réseaux informatiques de votre entreprise.
Existe-t-il un logiciel gratuit de comptabilité pour petites entreprises?
Le logiciel de comptabilité adapté aux petites entreprises peut être un investissement. Si vous n'êtes pas tout à fait prêt à prendre un engagement financier, vous pouvez trouver gratuitement un logiciel de comptabilité en ligne pour petites entreprises.
Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises gratuit ne vous permet généralement que des fonctions de comptabilité de base, telles que le paiement de factures et la facturation. Certains logiciels de comptabilité pour petites entreprises, qui sont gratuits, limitent d’autres fonctionnalités, telles que le nombre d’utilisateurs autorisés, le nombre de comptes bancaires pouvant être liés et la fonctionnalité de création de rapports limitée.
Il existe sur le marché des logiciels de comptabilité gratuits dotés de fonctionnalités plus compressives, mais qui peuvent faire défaut dans d’autres domaines. Par exemple, le logiciel peut vous permettre de créer les états financiers nécessaires mais ne fournit pas l'assistance client nécessaire. Si vous n'êtes pas très au fait des technologies, un manque d'assistance à la clientèle peut faire que le logiciel libre ne vaille pas votre temps.
Si vous recherchez quelque chose de très basique qui vous permette d’utiliser le logiciel de comptabilité, un logiciel de comptabilité gratuit pour petites entreprises est peut-être un bon programme de comptabilité de base. Beaucoup vous permettent de passer à des fonctionnalités plus payantes au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec l'utilisation du logiciel. Sachez simplement que vous ne pourrez pas accéder à beaucoup de ces fonctionnalités si vous utilisez simplement la version gratuite du logiciel.
Si vous optez pour la voie gratuite, veillez à sélectionner un produit doté d'une reconnaissance de nom. Lisez les commentaires d'autres utilisateurs et obtenez des recommandations lorsque cela est possible. Étant donné que vous saisissez des informations sensibles et importantes sur votre entreprise, vous ne souhaitez pas utiliser le téléchargement de logiciels de comptabilité pour petites entreprises que vous trouverez en ligne.
Ai-je aussi besoin d'un comptable?
Vous vous demandez peut-être si vous avez toujours besoin d'un comptable si vous suivez électroniquement tous vos comptes. Généralement, la réponse est oui. C’est une bonne idée de demander à un comptable professionnel agréé d’examiner vos informations pour vous assurer que tout est suivi correctement et que vous n’avez rien oublié de ce qui sera vital en temps des impôts. Un comptable vous tiendra également au courant des dernières dispositions et exigences fiscales afin de vous assurer que vous êtes toujours en conformité.
L'une des caractéristiques de la plupart des logiciels de comptabilité pour petites entreprises est la possibilité de permettre à votre comptable d'accéder au logiciel. Vous pouvez généralement inviter votre comptable à votre compte afin qu’il puisse consulter toutes les informations dont il a besoin pour que vos finances restent sur la bonne voie. Les fonctionnalités de votre comptable seront limitées afin qu’il ne puisse pas apporter de modifications sans votre autorisation.
Si vous avez déjà un comptable, vous pouvez demander ce qu’elle recommande pour les logiciels de comptabilité pour petites entreprises. Étant donné sa connaissance de votre entreprise, elle peut formuler des recommandations spécifiques sur ce qui vous conviendrait le mieux. Elle peut également avoir des préférences quant au logiciel qui s'intègre le mieux à ce qu'elle utilise de son côté.
Trouver le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise vous aidera à mieux réussir sur le long terme. Assurez-vous de bien préparer le terrain et effectuer les recherches nécessaires pour choisir le produit le mieux adapté à votre niveau d'expérience, à votre entreprise et à votre secteur d'activité. C’est un investissement dans l’avenir de votre entreprise que vous voulez vous assurer de bien faire du premier coup.
