L'enregistrement de motions en réunion est un élément essentiel du processus de gestion de toute organisation. La tâche peut être fastidieuse, mais cruciale. Il appartient au secrétaire de la réunion de reconnaître qu’il n’est pas important d’enregistrer tout ce qui a été dit, seulement ce qui a été fait ou décidé lors de la réunion. Les motions sont particulièrement importantes car elles fournissent une base solide pour les actions ultérieures. Même les personnes ayant assisté à la réunion peuvent avoir besoin de revenir en arrière et consulter le procès-verbal pour se souvenir de ce qu'elles ont convenu de faire.
Enregistrez les données de base pertinentes pour la réunion, en particulier la date et les noms des participants. Notez toute personne absente et la présence de toute personne disposant du droit de vote par procuration représentant les membres absents du comité.
Enregistrez les procédures standard suivies par le comité, qui peuvent inclure des éléments tels que la confirmation du procès-verbal de la réunion précédente, un message d'ouverture (notez qui a remis le message, pas le contenu du message), etc. Notez également s'il s'agissait d'une réunion ordinaire ou d'une session extraordinaire convoquée dans un but inhabituel, comme une réunion budgétaire d'urgence.
Mettez en surbrillance le début d'une motion en plaçant le mot "MOTION" en majuscules ou en le soulignant, suivi du nom de la personne qui a proposé la motion (par exemple, "MOTION du colonel Mustard").
Enregistrez la motion exactement comme elle a été énoncée. La motion peut être présentée en italique. S'il y a discussion sur le libellé de la motion avant le vote, n'enregistrez pas le débat, mais présentez simplement le libellé exact de la version finale de la motion (par exemple, "MOTION du colonel Mustard: le comité décide de: censure formellement le professeur Plum pour avoir menacé M. Green du chandelier. ")
Notez les résultats du vote. Les comités peuvent choisir de noter le vote de chacun des membres du comité (oui, non, abstention), le nombre de décisions sans décision individuelle (adoptée de 5 à 3) ou simplement le résultat (adopté).
