Les procès-verbaux des réunions de l'église fournissent le compte rendu officiel et légal des actions du conseil ou du comité. Ils sont importants en interne pour la précision historique et sont également utilisés par des tiers; par exemple, en prêtant des institutions pour établir que l'église a approuvé un projet de construction avant de lui octroyer un prêt. Auditeurs et l'IRS considère également le procès-verbal comme preuve de l'autorisation de certaines transactions financières. Dans la plupart des organisations, le secrétaire ou le secrétaire de séance rédige le procès-verbal.
Contenu
Bien que le contenu spécifique varie d'un comité à l'autre, les procès-verbaux de toutes les organisations d'église incluent généralement:
- Détails de la réunion, tels que l'heure, la date, le lieu, le nom de la personne qui a assisté et de la personne qui a présidé.
- Si la réunion est programmée régulièrement ou s'il s'agit d'une réunion spéciale et, le cas échéant, qui a convoqué la réunion et à quelle fin - joindre une copie de l'avis de convocation.
- Enregistrement ordonné de ce qui s'est passé lors de la réunion.
- Ajournement et heure.
- Signature du secrétaire et, une fois les procès-verbaux approuvés, le président.
L'un des aspects les plus difficiles de la prise de procès-verbal est de déterminer la quantité de détails à enregistrer. La Commission historique des frères mennonites suggère d’enregistrer les points principaux des discussions menant aux décisions, ainsi que les solutions envisagées, ainsi qu’un résumé des raisons pour lesquelles la commission a choisi une solution plutôt que d’autres. Le Conseil évangélique pour la responsabilité financière suggère que le conseil d'administration établisse une politique de détails cohérente, quel que soit le secrétaire. Il suggère d'inclure suffisamment de détails pour montrer que le jury était prudent, mais pas autant que le procès-verbal se lit comme un roman.
Prendre les minutes
Avant le début de la réunion, obtenez un exemplaire de l’ordre du jour. Au fur et à mesure que la réunion avance, prendre des notes détaillées concernant les détails de la réunion, les rapports du conseil, les discussions et les actions au fur et à mesure que le conseil examine chaque point de l’ordre du jour. Notez les motions, résolutions et décisions telles quelles, mais résumez les discussions. Assurez-vous d'inclure le nom de chaque personne qui présente une motion ou qui initie une action, ainsi que tout conflit d'intérêts déclaré. Une fois la réunion terminée, transcrivez et condensez vos notes pour inclure les détails appropriés et mettez-les au format approprié, en commençant par les détails de la réunion, puis en suivant l'ordre de l'ordre du jour.
Préserver les minutes
Une fois le projet de procès-verbal terminé, distribuez le document aux membres. Le procès-verbal que vous avez rédigé pour cette réunion sera approuvé, avec ou sans corrections, lors de la prochaine réunion. Une fois les procès-verbaux approuvés, préparez-en un exemplaire, puis signez le document et demandez au président de le signer également. Stocker les minutes chronologiquement dans un livre de minutes à feuilles mobiles, avec l'ordre du jour de la réunion. Ce livre à feuilles mobiles devrait également contenir une table des matières et des copies des statuts et de la constitution de l'église. À un moment donné, peut-être chaque année, les procès-verbaux peuvent être liés par des professionnels.
