Il peut être difficile de savoir quels documents vous devez avoir lorsque vous exploitez une petite entreprise. L'un de ces documents, le formulaire W-9 de l'Internal Revenue Service - Demande de numéro d'identification du contribuable et de certification - répertorie les informations importantes que vous-même et l'Internal Revenue Service ont besoin pour les entreprises, les entrepreneurs indépendants et ceux vers qui vous effectuez tout type de paiement, notamment: employés et vendeurs au cours de l’année d’imposition.
W-9 But
L’IRS vous recommande de demander à tous les vendeurs de présenter un W-9 lorsque vous envisagez de leur verser des paiements de 600 USD ou plus, s’il s’agisse de particuliers ou d’entrepreneurs indépendants, d’une succession ou d’une partie d’une fiducie nationale, de sociétés en nom collectif, de sociétés société de responsabilité, associations ou organisations créées aux États-Unis ou sous leur législation. Le but de la W-9 est de vous donner le nom légal et l'adresse du vendeur ainsi que le numéro d'identification exact du contribuable aux fins de la déclaration de fin d'année figurant sur le formulaire. 1099. Les informations fiscales sur le document peuvent être sous la forme d'un identifiant d'employeur, d'un numéro d'identification de contribuable étranger résident ou même d'un numéro de sécurité sociale. Le document doit être daté et signé par la personne mentionnée ou par un représentant de la personne morale s'il s'agit d'une entreprise.
Avis de l'IRS
Après avoir envoyé des documents du formulaire 1099 indiquant les paiements versés aux fournisseurs et à d’autres personnes au cours de l’année, en fonction des informations W-9 collectées, l’IRS vous enverra un avis si les informations du formulaire 1099 ne concordent pas. ses enregistrements. Vous devrez demander un deuxième W-9 aux fournisseurs dont les informations sont incorrectes. L'IRS exige que vous gardiez les W-9 au dossier de toutes les personnes à qui vous avez payé plus de 600 $ au cours d'une année d'imposition dans le cadre de pratiques de tenue de registres standard, généralement jusqu'à sept ans. Prenez l'habitude de demander régulièrement aux fournisseurs les mises à jour W-9 afin de garantir leur exactitude ou au moins chaque fois que le gouvernement met à jour ou modifie le formulaire.
