Quel que soit le type d'entreprise que vous possédez, vous devez comprendre ce qu'il faut pour gérer un bureau et préparer un budget dans une fourchette ne dépassant pas les revenus de l'entreprise. Un budget de base doit inclure uniquement les dépenses absolument nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. Lorsque les revenus augmentent, vous pouvez ajuster le budget en conséquence.
Articles dont vous aurez besoin
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Liste des dépenses
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Logiciel de budgétisation tel que Quicken ou logiciel de calcul tel que Microsoft Excel ou un grand livre de comptabilité
Sur la base du budget annuel de l'entreprise, déterminez un budget total raisonnable pour le bureau, généralement entre 10 et 15% du budget annuel de l'entreprise.
Prenez le temps de réfléchir à ce qui est absolument nécessaire à la gestion de votre entreprise - par exemple, des services publics (électricité, téléphone, Internet, eau, gaz) ou des fournitures de bureau (stylos, crayons, blocs-notes, papier de copie, agrafeuses, agrafes, etc.)., encre d’imprimante, articles de courrier, articles de classement). Selon votre secteur d'activité, vous aurez peut-être besoin d'équipements ou de fournitures spécialisés.
Estimez le coût moyen mensuel pour tous les services publics et les quantités de fournitures de bureau (c’est-à-dire un cas de papier de copie par mois). Faites des recherches sur les fournisseurs de services publics ou de fournitures de bureau pour obtenir les prix les plus rentables, et demandez-leur de vous envoyer des devis.
Multipliez le coût des articles par la quantité mensuelle pour obtenir le coût mensuel total par article. Additionnez les coûts mensuels totaux pour obtenir un budget total mensuel. Multipliez le budget total mensuel par 12 (pour 12 mois) pour obtenir un budget de bureau annuel.
Comparez le total à l'estimation initiale (déterminé à l'étape 1). Si le total est inférieur, ne modifiez pas l'estimation - laissez-vous une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues ou plus élevées que prévu. Si le total est supérieur, examinez à nouveau votre budget proposé. Pensez à éliminer les dépenses qui ne sont pas absolument nécessaires, à diminuer le nombre de fournitures nécessaires ou à effectuer davantage de recherches sur les fournisseurs.
Si votre budget total n'est pas ajustable et ne comprend que les dépenses nécessaires, ajustez votre estimation en fonction de votre nouveau total et essayez de réduire d'autres domaines afin de maintenir un budget équilibré pour votre entreprise.
Conseils
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Les budgets doivent être gérés activement. Pensez à équilibrer le budget sur une base mensuelle. Un suivi régulier du budget évite une utilisation excessive des budgets et laisse suffisamment de temps pour réaffecter des fonds, le cas échéant. Évaluez le budget sur une base trimestrielle afin de planifier des ajustements à grande échelle ou d'inclure de nouveaux éléments.
Attention
Si vous devez dépenser trop pour un article, rappelez-vous qu'il doit être réajusté plus tard ou que les dépenses pour un autre article doivent être réduites afin de maintenir l'équilibre budgétaire. Si vous finissez par dépenser moins pour un article, essayez de l’utiliser comme nouvelle norme pour économiser de l’argent à long terme.
