Le budget de fournitures de bureau est une ventilation des coûts pouvant servir de plan de dépenses. Sous forme écrite, le budget spécifie comment l'entreprise utilisera les fonds destinés aux fournitures utilisées dans les activités de bureau. Le plan doit être réaliste afin qu'il puisse être facilement compris et respecté. Le budget de fournitures de bureau est un outil nécessaire pour évaluer les dépenses globales d'une entreprise. La préparation d'un budget vous permettra de gérer les coûts efficacement et de maintenir une fourchette de dépenses d'exploitation raisonnable ne dépassant pas les revenus de l'entreprise. Le budget de base des fournitures de bureau ne comprend généralement que les dépenses indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise. Le budget peut être augmenté avec le temps, au besoin, pendant que l'entreprise se développe.
Examinez les éléments de fournitures de bureau indispensables au fonctionnement de l'entreprise. Créez une feuille de calcul pour répertorier des éléments tels que des stylos, divers types de papier, des marqueurs, des crayons, de l'encre d'imprimante, des agrafeuses et des agrafes, des trombones, des chemises de classement, des fournitures de publipostage, des enveloppes et du ruban adhésif. Veillez à inclure des éléments spécifiques à votre entreprise. Par exemple, si vous effectuez une sauvegarde des données ou gérez un stockage multimédia, vous aurez besoin de CD ou de DVD et d’autres fournitures et équipements spécialisés.
Examinez le coût des articles et obtenez un total mensuel pour chaque article. Documentez les calculs sur la feuille de calcul. Additionnez tous les nombres individuels pour chaque article ensemble pour le total du budget mensuel. Ensuite, multipliez le total mensuel par 12 pour le montant annuel du budget de fournitures de bureau. Ajoutez 10% de plus pour l'expansion.
Recherchez les différents fournisseurs de fournitures de bureau pour trouver les prix les plus rentables. Créez une feuille de calcul distincte pour comparer les données de différents fournisseurs concernant les éléments que vous utilisez régulièrement pour mener des activités. Les fournisseurs indépendants vous fourniront souvent des devis. Calculez les estimations du fournisseur pour le coût mensuel moyen approximatif. Incluez ces données plus 10% sur la feuille de calcul.
Comparez le total des estimations du fournisseur à votre estimation actuelle et initiale. Créez une copie de la feuille de calcul d’estimation originale de l’étape 1 à utiliser pour prendre en compte les variations de prix. Utilisez la nouvelle feuille de calcul comme modèle pour votre budget actuel. Ajustez les prix pour les articles trouvés pour moins chez différents fournisseurs. Notez le fournisseur, le prix et la date sur la feuille de calcul pour un suivi ultérieur. Examinez chaque élément de la liste et éliminez ceux qui ne sont pas absolument nécessaires.
Évaluer et examiner le budget sur une base mensuelle. Essayez d’utiliser un outil budgétaire tel que celui proposé par Microsoft pour gérer les finances des fournitures de bureau. Développez un système pour surveiller le budget des fournitures de bureau de manière cohérente. Réglez et examinez régulièrement les prix et l'utilisation des fournitures. Ajustez le budget en fonction des nouvelles découvertes et réduisez autant que possible. En cas de dépassement des dépenses, prenez des mesures pour trouver des réductions d’autres manières en tirant parti des offres de vente et des offres des autres fournisseurs.
