Quiconque travaille dans un bureau ou gère un bureau comprend l’importance de maintenir un inventaire des fournitures de bureau. Rien n'arrête plus rapidement l'avancement des travaux que de manquer d'éléments de base tels que stylos, cartouches de toner, papier et enveloppes. Une fois que vous avez les fournitures en main, il est important de suivre les dépenses et leur utilisation en suivant quelques règles simples de gestion des stocks de base.
Portier
Une des premières règles d'une bonne gestion des stocks est de s'assurer qu'il y a un responsable. Nommer un gardien. Pour gérer correctement les stocks, vous devez savoir ce qui est disponible et combien de temps il y est, enregistrer la valeur de l'inventaire et surveiller sa destination lorsqu'il quitte la zone d'approvisionnement. Les fournitures de bureau comprennent de nombreux petits objets qui peuvent facilement disparaître. Les stocks doivent être conservés dans une zone sécurisée avec un accès limité à quelques employés clés. Tenir un journal des articles distribués et des articles remplacés.
FIFO
FIFO est l'acronyme de premier entré, premier sorti. Il s’agit d’un terme comptable permettant de déclarer la valeur des stocks et garantit que les articles achetés en premier sont utilisés en premier afin que la valeur reste précise. C'est également un moyen intelligent d'éviter que l'inventaire ne devienne vieux, obsolète ou obsolète. Les articles achetés en premier doivent être utilisés en premier. Lorsque vous achetez des stocks de remplacement, rangez-les derrière les stocks plus anciens et demandez aux employés de prendre leurs provisions à l’avant. Les éléments encrés peuvent sécher, le papier peut jaunir et les pièces de l'équipement peuvent devenir obsolètes. Utilisez la méthode FIFO pour réduire les déchets et conserver votre inventaire au frais.
Effet de levier d'achat
Maintenir un inventaire de fournitures de bureau offre à une entreprise la possibilité d’acheter de plus grandes quantités, ce qui se traduit par des économies de rabais. Ces économies s'accumulent rapidement lors de l'achat en vrac des articles les plus populaires. Si l’achat de tous vos besoins en fournitures de bureau est attribué à un seul fournisseur, utilisez-le également pour négocier des économies sur les achats moins importants. Tirez pleinement parti des programmes de récompense proposés par les fournisseurs. Le secteur des fournitures de bureau étant concurrentiel, utilisez un processus d’appel d’offres pour déterminer la société qui propose le meilleur programme pour vos besoins.
Organisation
La clé du succès de la gestion des stocks réside dans l’organisation des fournitures. Pour qu'un système soit efficace, les employés doivent pouvoir accéder à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Les fournitures doivent être rangées avec les articles les plus utilisés à la hauteur des yeux et à portée de main. Rangez les articles les moins utilisés sur des étagères plus hautes, mais assurez-vous de ne pas les oublier. Publiez une liste d'inventaire de ce qui est stocké et où on peut le trouver. Gardez la zone propre et ordonnée. Remplacez les éléments suffisamment à l’avance pour ne pas s’épuiser, en particulier les éléments critiques. Purger les articles obsolètes sur une base régulière.
