Il est facile pour une entreprise d’être submergée par les stocks, surtout au tout début. De nombreuses entreprises commettent une erreur en commandant beaucoup de produits à la fois sans d'abord établir un système de gestion des stocks et un espace d'entrepôt capable de gérer les problèmes de stockage dans les mois et les années à venir. Si vous constatez que votre entreprise se développe et que votre espace d’entrepôt devient trop restreint, vous devrez soit dépenser l’argent nécessaire pour que l’ensemble du stock soit transporté dans un autre lieu, soit louer un espace supplémentaire, ce qui compliquera votre système d’inventaire. Cet article explique comment gérer les stocks et les fournitures pour les grandes et les petites entreprises.
Gestion des stocks pour les grandes organisations
Si vous êtes une nouvelle entreprise, définissez des prévisions pour votre société dans un an, trois ans, cinq ans et plus. Alignez ces prévisions sur la quantité d’inventaire que vous estimez être disponible à chacune de ces dates clés. Louez ou achetez un espace d’entrepôt qui répondra à vos besoins pendant au moins les 5 premières années.
Assurez-vous de conserver votre inventaire dans un endroit frais et tempéré, facilement accessible avec un chariot ou un chariot élévateur (en fonction de la taille de votre entrepôt et de votre inventaire). Conservez les fournitures de votre entreprise dans un endroit séparé, plus facilement accessible aux employés de l'entreprise. Vous souhaitez transférer immédiatement des commandes spécifiques vers les services appropriés qui en ont besoin et conserver le surplus dans une salle d'approvisionnement pratique et sécurisée.
Embaucher du personnel qui sera dédié à la gestion, à la réception et au suivi des stocks et des fournitures sur une base quotidienne (en fonction de la taille de l'inventaire à maintenir).
Mettre en place un système informatique de gestion des stocks. Avec ce système, vous enregistrerez les nouvelles livraisons des fournisseurs, les commandes destinées aux clients et les produits envoyés à d'autres services dans le cadre du processus de fabrication. Enregistrez les réceptions de fournitures pour votre entreprise sous une autre série de commandes dans le système d'inventaire. Par exemple, vous pouvez souhaiter lancer toutes les commandes d'achat pour l'inventaire de la société en tant que INV (c'est-à-dire, INV00001, INV00002, etc.) et toutes les commandes d'approvisionnement en tant que SUP (c'est-à-dire, SUP00001). De cette façon, vous pourrez séparer les articles reçus qui seront stockés dans l'entrepôt et ceux qui seront envoyés aux différents départements.
Configurez un système de surveillance dans votre entrepôt pour surveiller les stocks. Cela protégera votre entreprise contre les problèmes de réduction des stocks.
Gestion des stocks pour les petites opérations
Mettez de côté une pièce fraîche et sèche au bureau de votre domicile ou louez un espace de bureau pour stocker votre inventaire. Si vous constatez que vous manquez d'espace, louez une petite unité de libre entreposage dans votre ville pour les produits dont vous n'avez pas souvent besoin. Vous pouvez également simplement garder une quantité modeste de chaque produit dans votre bureau et le reste en stock dans votre unité de libre-entreposage.
Informatisez votre inventaire à l'aide d'un fichier tableur. Nommez une nouvelle feuille de calcul pour chaque produit que vous vendez. Indiquez la description de la transaction dans la première colonne (par exemple, "ordre dans", "vente à la société XYZ" ou "produit endommagé"). Indiquez la quantité du produit qui a été ajustée, puis dans la troisième colonne, indiquez le total cumulé de la quantité restante de produit.
Conservez une courte liste des fournitures à réapprovisionner sur le mur de votre bureau. Ensuite, vous pourrez emporter cette liste avec vous lors de votre voyage mensuel dans votre magasin d’approvisionnement local ou lors de votre commande en ligne.
Étant donné que vous devrez probablement gérer votre propre inventaire en tant que propriétaire de petite entreprise, réservez-en quelques heures chaque semaine afin de mettre à jour vos totaux d'inventaire avec les nouvelles commandes et d'enregistrer les nouveaux besoins en approvisionnement.
Conseils
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Certains systèmes informatiques de gestion des stocks vous permettent de configurer un système d’analyse de codes à barres. Vous devrez acheter un lecteur de codes à barres relié à votre ordinateur et une imprimante d'étiquettes à codes-barres pour marquer chaque colis reçu. Au fur et à mesure que les commandes sortent, vous analysez le produit ou l'emballage et entrez le nombre d'unités prélevées dans l'inventaire. C'est un moyen coûteux, mais plus simple, de gérer votre inventaire.
Si vous êtes une entreprise établie et que vous souhaitez rétablir le suivi de votre inventaire, organisez un nettoyage de la maison qui durera une semaine. Vous pourrez ainsi compter manuellement votre inventaire, réorganiser les produits et tout configurer sur un système de gestion de l'inventaire mis à jour sur votre ordinateur.
