Maintenir un inventaire de fournitures de bureau acceptable pour votre entreprise est une tâche exigeante et précise. Lorsque vous apprenez à commander des fournitures de bureau, vous commencez à apprécier la diversité des besoins de votre entreprise. Pour devenir compétent dans la mise à jour de votre inventaire de fournitures de bureau, vous devez être organisé et avoir le temps de faire un inventaire chaque jour. Il est dans votre intérêt de recruter quelqu'un pour vous aider à acheter des fournitures de bureau si vous avez au moins 50 personnes.
Articles dont vous aurez besoin
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Rayonnage
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Étiquettes
Organisez vos fournitures de bureau sur des étagères dans la zone de stockage du bureau. Afin de conserver un inventaire opérationnel des fournitures de bureau, il ne peut exister qu'un seul centre de stockage et de distribution pour vos fournitures. Utilisez des étiquettes et un stylo pour marquer les zones sur les étagères où les articles doivent être stockés.
Créez une liste des fournitures que vous avez actuellement en notant un inventaire physique. Transférez votre liste sur une feuille de calcul informatique à laquelle vous pouvez vous référer régulièrement. Les fournitures avec lesquelles vous commencez seront les niveaux de commande que vous utiliserez. En analysant votre consommation de fournitures de bureau de mois en mois, vous pourrez ajuster vos niveaux d’inventaire à des points permettant de conserver suffisamment de fournitures à tout moment.
Commandez vos fournitures de bureau en ligne par l’intermédiaire d’un fournisseur réputé. Vous pouvez également créer un bon de commande chaque fois que vous passez une commande par téléphone, ce qui vous permettra de suivre l'historique de vos achats. Assurez-vous de comparer votre commande à votre bon de commande d'origine pour vous assurer que vous avez bien reçu tous les produits.
Faites un inventaire physique chaque semaine et gardez une trace de la fluctuation de votre inventaire de fournitures de bureau. Si vous remarquez que vos niveaux de protection juridique tombent en dessous du montant mensuel de l'inventaire, augmentez votre numéro d'inventaire en conséquence et utilisez ce nouveau numéro d'inventaire lors de la nouvelle commande. Faites cela pour chaque article sur votre étagère de fournitures de bureau.
Élaborez une politique selon laquelle toutes les commandes spéciales du bureau doivent passer par vous. Si vous remarquez un besoin constant pour un article particulier, ajoutez-le à votre inventaire habituel.
Conseils
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Discutez des options de réapprovisionnement avec votre représentant des ventes de fournitures de bureau afin de déterminer si attendre et acheter en gros vous feront économiser de l'argent. En fonction de votre consommation, vous pouvez économiser de l'argent en effectuant une nouvelle commande une fois par trimestre et non une fois par mois.
Vous pouvez essayer d'instituer une politique vous demandant de distribuer toutes les fournitures de bureau et d'utiliser cette activité pour faire votre inventaire, mais vous devez tout de même faire un inventaire physique au moins une fois par mois. Les directeurs et les cadres peuvent décider de commencer à prendre leurs propres fournitures de bureau ou d’autres employés peuvent avoir accès à la salle de stockage et votre système de réapprovisionnement sera éjecté.
