Les entreprises offrent un crédit pour des services ou des biens - une incitation qui permet aux clients de payer les articles qu'ils ont achetés à une date ultérieure. Mais même les clients qui ont de bonnes intentions peuvent perdre du poids ou ne pas payer une facture, créant ainsi la tâche désagréable de la collecte. Un créancier en retard a des conséquences dramatiques sur les flux de trésorerie de votre entreprise, ce qui vous empêche de payer vos factures. Être proactif sur les dettes clients avant qu'elles ne surviennent peut vous aider à vous faire payer à temps. Mais si cela ne fonctionne pas, vous pouvez prendre certaines mesures pour promouvoir de bonnes pratiques commerciales et de bonnes relations avec ceux qui vous doivent de l'argent.
Évitez de prendre de nouveaux clients avec un mauvais crédit. Extrayez une copie du rapport de crédit du client potentiel ou demandez des références de crédit lors de la demande de crédit. Passez en revue les références de crédit du client potentiel et appelez-les pour vérifier qu'il s'agit bien d'un client en règle. Vous pouvez également demander une copie des états financiers du client potentiel pour avoir une idée de sa solvabilité.
Obtenez un contrat signé des clients qui énonce clairement les attentes en matière de livraison et de paiement, y compris les frais éventuels ou les conséquences juridiques des retards de paiement. Avoir le contrat signé par les deux parties et daté. Demandez aux clients d'initier les conditions de paiement séparément afin que vous sachiez qu'ils comprennent cette obligation en vertu de leur contrat.
Établissez avec vos clients des relations positives qui les empêchent d'ignorer vos demandes de paiement rapide. Développer des amitiés avec les dirigeants de l'entreprise. Organisez des événements pour récompenser vos clients d’être de bons clients.
Offrez des réductions pour les paiements anticipés. Par exemple, de nombreuses entreprises proposent des conditions de paiement anticipé, telles qu'une réduction de 2% sur le paiement de la facture dans les 10 jours suivant la date de facturation. De même, imposer des pénalités ou des intérêts pour retard de paiement, ce qui est clairement énoncé dans le contrat.
Envoyez un email pour confirmer que le client a reçu votre facture quelques jours après son envoi. Si vous envoyez des factures par la poste, vous pouvez vérifier la réception de la facture au moins une semaine après sa mise à la poste. Si vous leur envoyez des factures par courrier électronique, configurez votre courrier électronique pour recevoir un reçu de "lecture" lorsqu’il le lira.
Contactez votre client par e-mail quelques jours avant l'envoi de la facture pour lui rappeler gentiment le paiement. Si vous n'avez pas reçu le paiement à la date d'échéance, envoyez un autre avis par courrier électronique au moins cinq jours après la date d'échéance pour effectuer un suivi. Informez-les que la facture est échue, mais incluez un commentaire pour ignorer la demande si le paiement a déjà été effectué.
Appelez le client sept à huit jours après le retard du paiement pour vérifier son statut. Renseignez-vous sur le moment où le paiement sera effectué ou demandez une livraison avec remise pour vous assurer qu'il est bien reçu.
Informez le représentant des ventes du client que le client n'a pas effectué le paiement s'il a plus d'une semaine de retard. Le responsable du compte peut avoir une certaine influence sur le client et peut demander un paiement.
Refusez de faire affaire avec le client jusqu'à ce que le compte en retard soit mis à jour. Ne livrez pas de marchandise supplémentaire et n'acceptez aucune excuse supplémentaire pour expliquer le non-paiement de votre paiement. Arrêtez simplement de faire affaire avec le client jusqu'à ce que la situation soit corrigée.
Conseils
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Le responsable des ventes ou du marketing responsable du compte du client peut être l’une des meilleures personnes à utiliser lorsqu’il s’agit de faire des recouvrements. Cette personne entretient généralement une relation établie avec le client et peut identifier le problème des retards de paiement.
Attention
Si un client indique que le retard de paiement sera envoyé avant une certaine date et que celui-ci n'arrive pas, n'accordez plus de crédit au client avant le paiement intégral du compte. Vous pouvez placer ces clients uniquement en espèces, ce qui signifie qu'ils doivent payer leurs biens et services au moment de la commande.
