Les transactions comptables ne sont pas enregistrées selon la méthode de la trésorerie, mais selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Cela signifie que la transaction a lieu au moment où elle a lieu, pas nécessairement lorsque des espèces ont été échangées. La réception ou le paiement en espèces peut constituer une transaction distincte de celle à laquelle les produits ont été vendus, les achats effectués ou les salaires gagnés par un employé. Chaque transaction est enregistrée dans un journal ou un livre, et une entreprise voudra périodiquement fermer ces livres pour voir ses performances.
Comptabilité d'exercice
Une période comptable est généralement un mois, un trimestre ou une année. La comptabilité d'exercice comptabilise les transactions de la période pour laquelle elles affectent les produits ou les charges. Par exemple, les matériaux peuvent être achetés en un mois mais ne pas être payés avant le mois suivant. Cependant, ils doivent être reconnus au cours des premiers mois, car ils seront utilisés pour créer des produits à vendre. Quand ils sont payés, une transaction distincte aura lieu.
Qu'est-ce qu'une transaction?
Une transaction est tout événement qui a lieu dans une entreprise et qui a un impact sur l'argent. L'achat de fournitures, la vente de biens, ainsi que l'employé travaillant et gagnant un salaire sont tous des exemples de transactions commerciales. Chacun doit être enregistré dans un journal approprié avec un débit et une écriture de crédit pour le même montant. Débiter un compte, c'est généralement en ajouter. Créditer, c'est en retirer le montant.
Le grand livre
Une fois que les transactions ont été enregistrées dans les journaux appropriés, elles sont ensuite enregistrées dans le grand livre. Il est plus facile de considérer le grand livre comme un rapport détaillé des transactions quotidiennes. Ces transactions sont enregistrées par ordre chronologique.
Fermer les livres
À la fin d'un cycle comptable, les livres devront être fermés pour commencer un nouveau cycle. Un ajustement des écritures au journal devra être effectué pour enregistrer les montants accumulés pour la période qui ne sont pas encore répertoriés et pour supprimer tous les éléments reportés. Des écritures de journal de fermeture devront être effectuées pour débarrasser le grand livre des comptes de produits et de charges, en attribuant les montants au résultat et aux bénéfices non distribués.
Autres raisons de fermer les livres
Lors de la clôture des écritures, les montants sont comptabilisés en résultat et en bénéfices non distribués. Cela permet de créer des états financiers permettant à l’entreprise d’évaluer ses performances générales. Il existe trois principaux types d'états financiers: le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Une autre raison de fermer les livres est de détecter les erreurs. La somme des débits et des crédits affichera les erreurs majeures car les totaux doivent toujours correspondre.
