La comptabilité est un aspect essentiel d'une entreprise. Une bonne tenue des dossiers permet à une entreprise de fournir des rapports financiers précis aux actionnaires, aux prêteurs et à l'Internal Revenue Service, entre autres. Que votre entreprise soit auditée ou ait simplement besoin de déposer ses taxes trimestrielles, vous aurez besoin d’un comptable qualifié pour préparer les états nécessaires et vous assurer que les théories comptables de base sont respectées. Quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez, il est impératif pour les propriétaires comme pour les comptables de bien comprendre vos nombreux besoins financiers et de bien comprendre les principes comptables afin de préserver votre avenir fiscal.
Qu'est-ce que la théorie comptable?
Il est essentiel que les comptables et les propriétaires d’entreprise comprennent les concepts de base de la comptabilité. Les principes sous-jacents à ces théories ont donné naissance, au fil du temps, aux pratiques réellement utilisées par les comptables pour garantir que les finances sont bien gérées et suivies. Plusieurs principes sont considérés comme faisant partie de la théorie comptable de base, y compris le principe de coût, le principe de rapprochement, la matérialité, le conservatisme et l'hypothèse d'unité monétaire.
Principe de coût: Ce principe nécessite l’enregistrement des actifs dès leur acquisition. Celles-ci peuvent aller de choses aussi simples que les fournitures de bureau et l’équipement d’usine aux nouvelles franchises. En fonction des types d’actifs que vous enregistrez, il est possible qu’ils se déprécient avec le temps. Cependant, ils doivent toujours être documentés lorsque vous les acquérez.
Principe du rapprochement: Ce principe exige que toutes les transactions associées à un type de revenus particulier soient regroupées et déclarées comme une unité. Selon la théorie du principe de rapprochement, les dépenses sont toujours déclarées au cours de la même période, par exemple un mois, un trimestre ou une année, et le revenu associé est enregistré. Cette théorie n'existe que dans la méthode de la comptabilité d'exercice. Par exemple, si dans votre entreprise un vendeur gagne 2 000 USD en commissions pour le travail effectué en janvier, la dépense correspondante doit être enregistrée en janvier, même si vous ne payez pas l'employé avant le mois suivant. Ce principe exige des comptables qu’ils soient prudents et toujours cohérents dans leur documentation.
Matérialité: La notion de matérialité stipule qu'une norme comptable peut être ignorée, à condition que le résultat final ait un impact suffisamment faible sur les livres comptables pour que personne ne les examine ne soit induit en erreur. Un jugement prudent doit être exercé pour déterminer si une transaction spécifique est suffisamment importante, car l'importance relative ne précise pas précisément quelles transactions sont considérées comme ayant le plus d'impact.
Par exemple, si vous avez une petite dépense qui sera étalée sur une période d'un an, telle que les frais d'accès à Internet sans fil, le fait que ces 240 $ soient comptabilisés lors de la première signature du contrat n'a aucune importance les 12 mois, cela aura un impact. L’importance change également en fonction de la taille de l’entreprise en question, car des budgets plus réduits exigent que l’on accorde plus d’attention à chaque montant dépensé, car il représente une plus grande partie de l’ensemble. La Securities and Exchange Commission suggère qu'un élément de campagne représentant moins de 5% du budget ne doit pas nécessairement être comptabilisé, mais que tout dépassement de ce montant doit l'être.
Conservatisme: Ce principe traite des responsabilités. Pour faire en sorte que votre entreprise conserve suffisamment de son argent pour ses factures, le conservatisme exige que tous les passifs et les passifs potentiels soient enregistrés dès qu'ils sont anticipés. De cette manière, les entreprises peuvent planifier des dépenses futures.
Hypothèse d'unité monétaire: Ce principe de comptabilité de haut niveau convient aux entreprises de grande taille ou mondiales. Il considère la valeur du dollar et si cette valeur peut rester cohérente ou changer avec le temps. En anticipant les fluctuations potentielles de la devise, il peut aider les entreprises à planifier leur future montée en puissance, leur extension des installations de production ou leurs opportunités d’investissement.
Gestion par rapport à la comptabilité financière
Certains types de comptabilité peuvent être davantage axés sur les besoins des gestionnaires. La comptabilité de gestion est particulièrement utile pour les dirigeants d’entreprise, car les comptables s’emploient à préparer des rapports qui aideront les gestionnaires à prendre des décisions importantes pour guider l’avenir de l’entreprise. Habituellement, les comptables en management sont bien familiarisés avec le fonctionnement d'une entreprise et sont donc mieux à même de conseiller les propriétaires.
Cependant, les comptables financiers s'efforcent généralement de fournir des rapports indiquant le bon fonctionnement de l'entreprise. Les deux types de comptables doivent suivre les mêmes règles de comptabilité en or et, s’ils travaillent pour la même entreprise, adhérer aux mêmes principes de comptabilité par souci de cohérence.
En comptabilité, comme dans la plupart des secteurs d’activité, l’examen de diverses options donne la stratégie la plus efficace en matière de longévité et de santé financière. Les comptables professionnels connaissent toutes les théories comptables de base et savent comment faire en sorte que chaque travail fonctionne pour les entreprises avec lesquelles ils interagissent. Aucun principe n'est nécessairement juste pour toutes les entreprises et les besoins d'une organisation évoluent avec le temps. Une réévaluation fréquente de l’approche adoptée par une entreprise dans ses rapports comptables et financiers est essentielle.
Connaissance de base en comptabilité
La comptabilité repose sur ce que l’on appelle les «règles d’or», qui consistent en une série de directives sur la manière de suivre les transactions financières. Indépendamment du principe de comptabilité utilisé ou du fait qu’un comptable applique une stratégie financière ou de gestion, il est important que ces règles soient respectées.
La première de ces règles concerne le système de comptabilité en partie double, selon lequel chaque transaction doit être reflétée dans au moins deux comptes. Par exemple, si votre entreprise vendait des produits au prix de 5 000 dollars selon la comptabilité d’exercice, le comptable enregistrait la transaction dans la catégorie des produits (crédit) et des comptes débiteurs (débit) pour le même montant.
La deuxième règle d'or de la comptabilité, utilisée pour ce que l'on appelle les comptes réels, stipule que vous devez toujours débiter ce qui entre et créditer ce qui sort. Un compte réel, par définition, a une valeur monétaire et est la propriété de l'entreprise.
Enfin, pour les comptes nominaux, vous devez débiter toutes les dépenses et toutes les pertes et créditer tous les revenus et gains. Les comptes nominaux sont ceux qui impliquent un capital, tels que le loyer, les remises ou les commissions.
Principes et règles comptables de base
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez comprendre les termes et directives comptables de base afin de vous assurer que votre comptable travaille conformément aux meilleures pratiques. Dans tous les cas, les transactions doivent être immédiatement documentées, avec leur date, une description et le compte à débiter et à créditer.
De manière générale, les transactions sont suivies dans un journal. Si vous exploitez une grande entreprise ou effectuez un certain nombre de transactions complexes, plusieurs journaux sont utilisés pour suivre les crédits et les débits. Par exemple, un journal des encaissements suit les revenus et un journal des décaissements les dépenses. Bien sûr, les logiciels de comptabilité ont remplacé les journaux physiques dans la plupart des entreprises, mais les programmes utilisent les mêmes journaux comptables de base pour suivre les finances.
Un tableau des comptes affiche les totaux actuels de tous les comptes de votre entreprise. Ceux-ci comprennent les actifs, les passifs, les capitaux propres, les produits, le coût des produits vendus, les charges d’exploitation et les autres comptes. Si vous traitez principalement des services plutôt que de vendre des produits, vous n’avez pas de compte du coût des produits vendus. Votre comptable vous recommandera les catégories à utiliser et à inclure dans votre plan comptable, en fonction du type d’entreprise que vous exploitez.
Quatre hypothèses de la théorie comptable
La théorie comptable exige que les comptables travaillent sur quatre hypothèses. La première hypothèse de la théorie comptable exige que les entreprises utilisent toujours un compte chèque et une carte de crédit distincts pour les paiements professionnels. Garder vos comptes personnels et commerciaux séparés est non seulement plus facile pour les comptables de préparer des rapports financiers, mais est également une exigence des principes comptables généralement reconnus. Par conséquent, le fait de mélanger les deux comptes peut rendre plus probable la vérification.
La seconde hypothèse de la théorie comptable suppose qu'une entreprise continuera d'exister et ne fera pas faillite. La troisième hypothèse suppose que les états financiers reflètent des montants en dollars et non des chiffres tels que la production unitaire. Et la quatrième hypothèse de la théorie comptable est que les états financiers doivent être préparés au moins une fois par mois ou par an.
